Що можна віднести до витрат фірми?

Витрати на отримання доходу (koszty uzyskania przychodu) — це один із найважливіших механізмів зниження податку на доходи в господарській діяльності. Чим більше витрат ви правильно зарахуєте до витрат, тим менший дохід до оподаткування — і тим нижчий податок. Але увага: не кожен видаток може бути витратою, а неправильне розрахування витрат — одна з найчастіших причин проблем з податковою інспекцією.

Основне правило — коли видаток є витратою

Відповідно до ст. 22 п. 1 Закону про PIT, витратами на отримання доходів є витрати, понесені з метою отримання доходів або збереження чи забезпечення джерела доходів, за винятком витрат, перелічених у ст. 23 (каталог виключень).

На практиці це означає, що видаток має відповідати трьом умовам:

  1. Зв'язок з діяльністю — видаток повинен бути пов'язаний з господарською діяльністю, що провадиться
  2. Мета отримання доходу — повинен бути понесений з метою отримання доходу або забезпечення його джерела
  3. Належна документація — необхідно мати підтвердження витрати (фактура, рахунок, договір)

Пам'ятайте: якщо ви розраховуєтесь на рикшалті, ви не вираховуєте витрат на отримання доходу — податок сплачується з усього доходу. Витрати мають значення лише при шкалі оподаткування та лінійному податку.

Автомобіль у витратах фірми

Це одна з найчастіше розраховуваних і водночас найскладніших категорій витрат.

Службовий автомобіль (у складі основних засобів)

Якщо автомобіль внесений до реєстру основних засобів фірми, ви можете зарахувати до витрат:

  • Амортизаційні відрахування — для легкових автомобілів ліміт амортизації становить 150 000 злотих (225 000 злотих для електричних)
  • Паливо та експлуатація — 75% витрат, якщо автомобіль використовується також у приватних цілях, або 100% при виключно службовому використанні (потребує ведення журналу пробігу та повідомлення податкової інспекції)
  • Страхування — пропорційно до вартості 150 000 злотих
  • Ремонт і обслуговування — аналогічно 75% або 100%

Приватний автомобіль, що використовується у фірмі

Якщо ви використовуєте приватний автомобіль для службових цілей, ви можете зарахувати до витрат 20% видатків на експлуатацію (паливо, ремонт, страхування, паркувальні збори).

VAT від автомобіля

Відрахування VAT від витрат на легковий автомобіль становить 50% (змішане використання) або 100% (виключно службове, з журналом пробігу та повідомленням VAT-26).

Телефон та Інтернет

Службовий телефон

Якщо у вас є службовий телефонний абонемент, уся вартість є витратою на отримання доходу. Якщо ви використовуєте приватний телефон для службових цілей, ви можете зарахувати частину витрат — пропорційно до службового використання.

На практиці найзручніше мати окремий службовий номер або абонемент на фірму. Це дозволяє уникнути дискусій з податковою інспекцією щодо пропорцій.

Інтернет

Вартість Інтернету — як стаціонарного, так і мобільного — може бути витратою фірми. Якщо Інтернет використовується також у приватних цілях (що є нормою при роботі з дому), рекомендується відраховувати 50-75% вартості та послідовно застосовувати прийняту пропорцію.

Домашній офіс (home office)

Дедалі більше підприємців працює з дому. Якщо ви виділите частину квартири під службові цілі, ви можете зарахувати до витрат пропорційну частину:

  • Оренди або кредитного платежу (лише відсоткова частина кредиту)
  • Комунальних послуг — електрика, газ, вода, опалення
  • Інтернету — як описано вище
  • Ремонту — якщо стосується службової частини

Пропорцію встановлюють на основі співвідношення площі офісу до загальної площі квартири. Якщо ваш офіс займає 15 м² з 60 м² квартири, ви можете вирахувати 25% витрат, пов'язаних з житлом.

Важливо: адреса провадження діяльності повинна бути вказана в CEIDG (реєстр підприємців). Якщо ви орендуєте квартиру, перевірте, чи договір оренди дозволяє провадити в ній діяльність.

Обладнання та оснащення

Основні засоби (понад 10 000 злотих нетто)

Обладнання вартістю понад 10 000 злотих нетто потрібно амортизувати — тобто розраховувати у витратах поступово, протягом періоду, що відповідає групі KŚT (Класифікація основних засобів). Наприклад:

  • Комп'ютер — амортизація 30% на рік (бл. 3,3 року)
  • Офісні меблі — 20% на рік (5 років)
  • Легковий автомобіль — 20% на рік (5 років)

Для малих платників та тих, хто починає діяльність, доступна одноразова амортизація до 50 000 євро на рік.

Оснащення (до 10 000 злотих нетто)

Обладнання вартістю до 10 000 злотих нетто можна зарахувати безпосередньо до витрат у місяці введення в експлуатацію. Це стосується, наприклад:

  • Ноутбука, монітора, принтера
  • Офісного крісла, столу
  • Телефону, планшета
  • Програмного забезпечення

Послуги та підписки

До витрат фірми можна зарахувати:

  • Бухгалтерські послуги — вартість бухгалтерського бюро або програми для самостійного ведення бухгалтерії
  • Хостинг і домени — веб-сайт фірми
  • Програмне забезпечення — ліцензії на програми, що використовуються у фірмі (MS Office, Adobe, галузеві інструменти)
  • Хмарні послуги — сервери, зберігання даних
  • Маркетинг і реклама — Google Ads, Facebook Ads, друк рекламних матеріалів, візитівки
  • Навчання та курси — пов'язані з діяльністю, що провадиться
  • Юридичні та консультаційні послуги

Службові відрядження

Внутрішні

  • Добові (наразі 45 злотих за добу відрядження)
  • Проживання (до ліміту або на підставі рахунку)
  • Транспортні квитки (поїзд, автобус, літак)
  • Паливо (якщо подорожуєте службовим автомобілем)

Закордонні

  • Добові у розмірі, визначеному для відповідної країни
  • Витрати на проїзд та проживання
  • Туристичне страхування
  • Візові збори

Чого НЕ МОЖНА зарахувати до витрат

Ст. 23 Закону про PIT містить великий каталог виключень. Найважливіші з них:

  • Особисті витрати — повсякденний одяг, косметика, продукти харчування (якщо тільки не для клієнтів/працівників)
  • Штрафи та санкції — штрафи за порушення правил дорожнього руху, адміністративні санкції
  • Відсотки за прострочення — від податкових заборгованостей і ZUS
  • Пожертви — не є витратою на отримання доходу (але можуть вираховуватися з доходу в річній декларації)
  • Представницькі витрати — дорогі вечері з контрагентами — це суперечлива тема; фіскальні органи часто оскаржують такі витрати
  • Податок на доходи — сам податок PIT не є витратою

Найпоширеніші помилки при розрахуванні витрат

1. Відсутність фактури або неналежний документ

Фактура має бути виставлена на фірму (з NIP) — не на приватну особу. Парагон без NIP не є підтвердженням витрати фірми (з 2020 р. парагони з NIP до 450 злотих брутто можуть розглядатися як спрощені фактури).

2. Розрахування особистих витрат

Костюм, навіть якщо ви носите його лише на ділові зустрічі, не є витратою фірми (виняток: робочий одяг, захисний, з логотипом фірми). Так само взуття, перукарня чи спортзал.

3. Відсутність зв'язку з доходом

Кожна витрата повинна мати обґрунтований зв'язок з діяльністю. Курс кулінарії не буде витратою для програміста, але курс програмування — цілком.

4. Нерегулярне документування

Збирайте фактури вчасно та вносьте їх до KPiR (Книга доходів та витрат) своєчасно. Відновлення витрат наприкінці року — це пряма дорога до проблем.

Підсумок

Правильне розрахування витрат фірми вимагає систематичності та знання правил. Ключові принципи:

  • Кожна витрата повинна бути пов'язана з діяльністю та задокументована
  • Витрати на приватний автомобіль вираховуєте на 20%, службовий — на 75% або 100%
  • Домашній офіс розраховуєте пропорційно до зайнятої площі
  • Обладнання до 10 000 злотих нетто зараховуєте безпосередньо до витрат
  • Зберігайте документи мінімум 5 років

Щоб перевірити, як витрати впливають на ваше реальне податкове навантаження при різних формах оподаткування, скористайтеся калькуляторами на kalkulatory.lintax.pl. А якщо ви тільки відкриваєте фірму, прочитайте наш посібник Як відкрити господарську діяльність.