Каса фіскальна — хто повинен її мати?
Kasa fiskalna (каса фіскальна) — це пристрій, що фіксує продаж на користь фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності, та rolników ryczałtowych (фермерів на фіксованому оподаткуванні). Якщо ви продаєте товари або послуги споживачам (B2C), рано чи пізно постане питання, чи потрібна вам каса фіскальна. Цей посібник пояснює правила, що діють у 2026 році.
Основне правило — продаж B2C вимагає каси
Обов'язок обліку продажу на касі фіскальній стосується кожного платника, який здійснює продаж на користь:
- Фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності
- Фермерів на фіксованому оподаткуванні (rolnicy ryczałtowi)
Не має значення, чи ви активний платник VAT, чи звільнені. Обов'язок мати касу фіскальну не залежить від статусу VAT.
Якщо ви продаєте виключно фірмам (B2B) і документуєте це рахунками-фактурами, каса фіскальна не потрібна.
Звільнення від обов'язку мати касу
Звільнення за оборотом (ліміт 20 000 PLN)
Вам не потрібна каса фіскальна, якщо ваш річний оборот від продажу фізичним особам не перевищує 20 000 PLN. Важливі застереження:
- Ліміт стосується виключно продажу B2C — продаж фірмам (B2B) не враховується
- У першому році діяльності ліміт пропорційний кількості днів ведення діяльності
- Після перевищення ліміту у вас є 2 місяці на придбання та фіскалізацію каси
Приклад: Ви починаєте діяльність 1 липня. До кінця року у вас 184 дні, тому ваш ліміт: 20 000 PLN × (184/365) = 10 082 PLN.
Предметні звільнення (вид діяльності)
Деякі види діяльності звільнені від каси фіскальної незалежно від обороту:
- Поштове замовлення (e-commerce), коли вся оплата надходить на банківський рахунок і з обліку зрозуміло, хто заплатив
- Телекомунікаційні послуги
- Фінансові та страхові послуги
- Освітні послуги (школи, вузи)
- Постачання нерухомості
- Продаж квитків на громадський транспорт
Коли звільнення НЕ діє
Незалежно від обороту, каса фіскальна є обов'язковою з першої операції при продажу:
- Скрапленого газу (LPG)
- Автомобільних запчастин
- Радіо-, телевізійного та фотографічного обладнання
- Тютюнових виробів та алкоголю
- Парфумів та туалетних вод
- Перукарських та косметичних послуг
- Послуг з ремонту транспортних засобів
- Юридичних послуг (за винятком нотаріальних)
- Медичних послуг, що надаються лікарями та стоматологами
- Послуг громадського харчування (за винятком на борту літаків)
- Культурних та розважальних послуг
Види кас фіскальних
Каса фіскальна онлайн
З 2023 року каси онлайн є обов'язковими для переважної більшості галузей. Каса онлайн:
- З'єднується з Centralnym Repozytorium Kas (CRK — Центральним репозиторієм кас), що ведеться Міністерством фінансів
- Автоматично передає дані про кожну операцію в режимі реального часу
- Має захищену пам'ять (записані дані не можна змінити)
- Вимагає постійного підключення до інтернету (допустимі перерви до 48 годин)
Віртуальна каса
Віртуальна каса — це програмне забезпечення, встановлене на пристрої (планшет, смартфон, комп'ютер), що замінює фізичну касу фіскальну. Доступна лише для вибраних галузей:
- Транспортні послуги (таксі)
- Готельні послуги
- Громадське харчування
- Продаж вугілля
Фіскальний принтер
Фіскальний принтер співпрацює з програмою продажу (POS). Популярний у магазинах та ресторанах, де каса інтегрована з системою управління.
Порівняння
| Характеристика | Каса онлайн | Віртуальна каса | Фіскальний принтер | |----------------|------------|-----------------|-------------------| | Форма | Фізичний пристрій | Програмне забезпечення | Пристрій + ПЗ | | Підключення до CRK | Так | Так | Так | | Вартість | 1 500–4 000 PLN | 50–200 PLN/міс. | 2 000–5 000 PLN | | Для кого | Більшість галузей | Обрані галузі | Магазини, ресторани | | Мобільність | Обмежена | Висока | Низька |
Е-парагони
Система е-парагонів дозволяє клієнтам отримувати парагони в електронній формі (наприклад, через мобільний додаток) замість паперової. Переваги:
- Економія паперу та витрат на термічні рулони
- Простіші рекламації (парагон завжди під рукою)
- Екологічність
Е-парагони працюють у поєднанні з касами онлайн та системою KSeF.
Каса фіскальна та KSeF
Впровадження Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) не усуває обов'язку мати касу фіскальну. KSeF стосується рахунків-фактур (B2B та B2C на вимогу), тоді як каса фіскальна фіксує продаж за парагонами. У майбутньому системи можуть бути інтегровані, але наразі вони функціонують паралельно.
Обов'язки, пов'язані з касою фіскальною
- Фіскалізація — перед початком обліку каса повинна бути фіскалізована уповноваженим сервісантом
- Технічні огляди — щонайменше раз на 2 роки
- Добовий звіт — після завершення продажу за день
- Місячний звіт — до 25-го числа наступного місяця
- Видача парагонів — кожному клієнту, навіть якщо не вимагає
Штрафи за відсутність каси фіскальної
| Порушення | Наслідок | |-----------|----------| | Відсутність обліку на касі попри обов'язок | Додаткове зобов'язання VAT: 30% суми VAT від незафіксованого продажу | | Невидача парагону | Штраф до 180 добових ставок (Kodeks karny skarbowy) | | Відсутність технічних оглядів | Штраф 300 PLN за кожен огляд |
Практичний контрольний список
Перед прийняттям рішення про касу фіскальну перевірте:
- [ ] Чи продаєте фізичним особам (B2C)?
- [ ] Чи ваша діяльність фігурує в списку виключень зі звільнення?
- [ ] Чи ваш оборот B2C перевищує 20 000 PLN на рік?
- [ ] Чи ваша галузь вимагає каси онлайн чи віртуальної?
- [ ] Чи маєте постійне інтернет-з'єднання в точці продажу?
Якщо на перше питання відповідаєте «ні» — каса не потрібна. Якщо «так» — перейдіть до решти пунктів.
Підсумок
Обов'язок мати касу фіскальну стосується продажу B2C. Звільнення діє при обороті до 20 000 PLN на рік, але деякі галузі повинні мати касу з першої операції. У 2026 році стандартом є каси онлайн, підключені до Центрального репозиторію кас.
Більше про податок VAT читайте у статті Що таке VAT?, а про поріг реєстрації VAT — у Коли переходити на VAT?. Потрібна допомога з вибором каси та розрахунком роздрібного продажу? Зверніться до LinTax Вроцлав — порадимо найкраще рішення для вашої галузі.