Як обліковувати автомобіль у фірмі — повний довідник 2026
Автомобіль — один із найчастіше використовуваних активів у господарській діяльності. Спосіб його обліку суттєво впливає на суму податку на доходи та VAT. У Польщі діють складні правила, які різняться залежно від того, чи автомобіль приватний, фірмовий, у лізингу, а також від типу приводу. Цей посібник систематизує всі варіанти.
Приватний автомобіль, використовуваний у фірмі
Якщо ви не хочете або не можете ввести автомобіль до майна фірми, можете обліковувати витрати на використання приватного авто для потреб діяльності.
Річалт 20%
З 2019 року діє спрощений метод обліку приватного автомобіля: 20% витрат, пов'язаних з експлуатацією транспортного засобу (пальне, страхування, ремонти, мийка, паркування), можна зарахувати до витрат на отримання доходу.
Це означає, що якщо в даному місяці ви витратили на автомобіль 1 500 PLN, у витратах фірми відобразите лише 300 PLN. Метод простий, але малоефективний.
Облік пробігу транспортного засобу (кілометрівка)
Альтернативою є ведення обліку пробігу, де записуєте кожну службову поїздку (дата, маршрут, мета, кількість км). Витрату, що зараховується до фірми, розраховуєте множенням кількості кілометрів на ставку за км:
- Автомобілі з об'ємом двигуна до 900 см³: 0,89 PLN/км
- Автомобілі з об'ємом двигуна понад 900 см³: 1,15 PLN/км
Облік пробігу більш трудомісткий, але при інтенсивному службовому використанні може бути вигідніший за річалт 20%.
VAT від приватного автомобіля
При приватному автомобілі, використовуваному у фірмі, належить відрахування 50% VAT від експлуатаційних витрат (пальне, сервіс, запчастини). Не можна відрахувати VAT від купівлі самого транспортного засобу, бо він не є основним засобом фірми.
Фірмовий автомобіль — основний засіб
Внесення автомобіля до обліку основних засобів фірми дає значно більші можливості податкової оптимізації.
Амортизація — ліміти 2026
Амортизаційні відрахування є витратами на отримання доходу, але закон встановлює ліміти початкової вартості, до якої амортизація є витратою:
| Тип транспортного засобу | Ліміт початкової вартості | |--------------------------|--------------------------| | Електричний автомобіль (EV) | 225 000 PLN | | Гібрид plug-in | 150 000 PLN | | Автомобіль з двигуном внутрішнього згоряння | 150 000 PLN |
Якщо купите автомобіль з ДВЗ за 200 000 PLN нетто, амортизація понад ліміт 150 000 PLN не є податковою витратою. Пропорція витрат: 150 000 / 200 000 = 75%, тому у витратах відобразите 75% кожного амортизаційного відрахування.
Методи амортизації
- Лінійна — стандартна ставка 20% на рік, тобто повна амортизація за 5 років
- Індивідуальна — для вживаних автомобілів (щонайменше 6 місяців до введення у фірму) ставка до 40% на рік, амортизація за 2,5 року
- Одноразова — для малих платників та фірм у першому році діяльності, до ліміту 50 000 EUR (але все одно з урахуванням лімітів початкової вартості)
Повне відрахування експлуатаційних витрат
Фірмовий автомобіль, використовуваний виключно для службових потреб, дозволяє зарахувати 100% експлуатаційних витрат. Умови:
- Ведення обліку пробігу (GPS або ручний)
- Повідомлення про транспортний засіб до податкової інспекції на формулярі VAT-26
- Встановлення регламенту використання транспортного засобу
- Транспортний засіб не надається працівникам для приватних потреб
Якщо фірмовий автомобіль використовується також приватно (так зване змішане використання), у витратах відображаєте 75% експлуатаційних витрат.
Відрахування VAT від автомобіля
50% VAT — змішане використання
Стандартно від легкових автомобілів належить відрахування 50% VAT від:
- Купівлі транспортного засобу
- Лізингових внесків
- Пального
- Ремонтів та сервісу
- Страхування (якщо з VAT, наприклад, assistance)
- Аксесуарів та обладнання
100% VAT — виключно для діяльності
Повне відрахування VAT вимагає одночасного виконання трьох умов:
- Облік пробігу — детальний реєстр кожної поїздки
- Регламент використання — внутрішній документ, що визначає правила користування транспортним засобом
- Декларація VAT-26 — інформація про транспортний засіб, подана до податкової інспекції до 25-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому понесено перші витрати з VAT
Втрата права на повне відрахування (наприклад, одноразове приватне використання) означає необхідність коригування VAT за весь період.
Лізинг — операційний vs фінансовий
Лізинг — найпопулярніша форма фінансування автомобілів у фірмах. У Польщі функціонують дві форми.
Операційний лізинг
- Внески — вся сума внеску (капітальна + відсоткова частина) є витратою на отримання доходу
- VAT — відраховуєте 50% або 100% VAT від кожного внеску (залежно від способу використання)
- Ліміт — сума внесків, що зараховуються до витрат, не може перевищувати ліміт: 150 000 PLN (ДВЗ/гібрид) або 225 000 PLN (EV) у пропорції до вартості транспортного засобу
- Викуп — наприкінці договору можна викупити транспортний засіб за ціною викупу (часто кілька відсотків вартості)
- Власник — протягом лізингу власником є лізингова компанія
- Тривалість — мінімум 24 місяці
Фінансовий лізинг
- Внески — лише відсоткова частина є витратою; капітальна частина — це погашення зобов'язання
- Амортизація — транспортний засіб є вашим основним засобом від початку, амортизуєте його за тими самими правилами, що й придбаний
- VAT — весь VAT від вартості транспортного засобу відраховуєте відразу (50% або 100%), а потім VAT від відсоткових внесків
- Ліміт амортизації — ті самі ліміти, що при купівлі (150 000/225 000 PLN)
- Власник — від початку ви є економічним власником транспортного засобу
Що обрати?
| Критерій | Операційний лізинг | Фінансовий лізинг | |----------|-------------------|-------------------| | Простіша бухгалтерія | Так | Ні | | Вигідніший при частій зміні авто | Так | Ні | | Нижчий VAT до сплати на старті | Так | Ні | | Транспортний засіб як ваше майно | Ні | Так | | Кращий при дорогих авто | Ні | Так (амортизація) |
Службовий автомобіль та приватне використання працівником
Якщо ви надаєте працівнику фірмовий автомобіль для приватного використання, виникає дохід з трудових відносин, який потрібно додати до його зарплати:
- Електричні та гібридні plug-in автомобілі: 0,5% вартості транспортного засобу на місяць
- Інші автомобілі (з ДВЗ): 1% вартості транспортного засобу на місяць
Приклад: автомобіль з ДВЗ вартістю 120 000 PLN означає додатковий дохід працівника 1 200 PLN/місяць, від якого потрібно сплатити PIT та внески ZUS.
Страхування фірмового автомобіля
OC та AC у витратах
- Внесок OC (цивільна відповідальність) — завжди 100% є витратою на отримання доходу (без ліміту)
- Внесок AC (каско) — витрата на отримання доходу пропорційно до ліміту:
- Вартість автомобіля до 150 000 PLN — 100% внеску AC у витратах
- Понад ліміт — пропорційно (наприклад, авто вартістю 200 000 PLN, ліміт 150 000 PLN → 75% внеску у витратах)
GAP, assistance, NNW
Додаткові страхування (GAP, assistance, NNW) є витратою на отримання доходу в повному обсязі, якщо пов'язані з діяльністю.
Паркування та дорожні збори
Оплати за паркування, автостради, вiнєтки та зони платного паркування — це експлуатаційні витрати транспортного засобу. Вони підлягають тим самим правилам:
- 100% у витратах — транспортний засіб виключно службовий
- 75% у витратах — транспортний засіб змішаного використання
- 20% у витратах — приватний транспортний засіб (річалт)
Підсумок — що найвигідніше?
Немає однієї відповіді. Вибір залежить від вашої ситуації:
- Невелике службове використання → приватний автомобіль з річалтом 20%
- Регулярне використання, невеликий бюджет → операційний лізинг з 50% VAT
- Виключно для фірми, повна оптимізація → фірмовий автомобіль з обліком пробігу, 100% VAT, 100% витрат
- Дороге авто → розгляньте електричний транспортний засіб (вищий ліміт 225 000 PLN)
Точні розрахунки для вашої ситуації виконаєте в наших податкових калькуляторах. Більше про фірмові витрати читайте у статті Що можна зарахувати до витрат фірми?. Якщо потрібна допомога з обліком автомобіля, бухгалтерське бюро LinTax Вроцлав забезпечить правильне відображення транспортного засобу в бухгалтерії та податкову оптимізацію.