Рахунок-фактура з VAT та без VAT — що потрібно знати

Одне з найпоширеніших запитань початківців-підприємців: «Який рахунок-фактуру мені виставляти — з VAT чи без VAT?». Відповідь залежить від того, чи ви є активним платником VAT, чи користуєтеся звільненням. Цей посібник пояснює різниці, обов'язкові елементи обох документів та типові ситуації, в яких кожен з них застосовується.

Основи виставлення рахунків-фактур ви знайдете у статті Що таке рахунок-фактура?, а практичний посібник — у Як виставити рахунок-фактуру?.

Хто виставляє рахунок-фактуру з VAT, а хто без VAT?

Рахунок-фактура з VAT — активний платник VAT

Рахунок-фактуру з VAT (зі ставками 23%, 8%, 5%, 0%) виставляє підприємець, який:

  • Зареєструвався як активний платник VAT (формуляр VAT-R)
  • Перевищив ліміт суб'єктного звільнення або добровільно відмовився від звільнення

Кожен продаж товарів чи послуг іншому підприємцю повинен бути задокументований рахунком-фактурою з VAT.

Рахунок-фактура без VAT — звільнений платник

Рахунок-фактуру без VAT (зі ставкою «zw» — звільнений) виставляє підприємець, який:

  • Користується суб'єктним звільненням — річний оборот нижче 240 000 PLN (поріг, що діє з 2025 року)
  • Користується предметним звільненням — виконує діяльність, звільнену від VAT за законом (наприклад, медичні, освітні, фінансові послуги)

Звільнений платник не нараховує VAT від продажу, але й не відраховує VAT від закупівель.

Обов'язкові елементи — порівняння

| Елемент | Рахунок-фактура з VAT | Рахунок-фактура без VAT (zw) | |---------|----------------------|------------------------------| | Дата виставлення | Так | Так | | Послідовний номер | Так | Так | | Дані продавця (назва, адреса, NIP) | Так | Так | | Дані покупця (назва, адреса, NIP) | Так | Так | | Назва товару/послуги | Так | Так | | Кількість та одиниця виміру | Так | Так | | Ціна за одиницю нетто | Так | Так (= ціна брутто) | | Ставка VAT | Так (23%, 8%, 5%, 0%) | «zw» | | Сума VAT | Так | Немає | | Сума брутто | Так | Так (= сума нетто) | | Правова підстава звільнення | Ні | Так |

Позначка «zw» та правова підстава

На рахунку-фактурі без VAT замість податкової ставки ви вказуєте «zw» (звільнений). Також необхідно зазначити правову підставу звільнення:

  • Суб'єктне звільнення (ліміт обороту): art. 113 ust. 1 ustawy o VAT
  • Предметне звільнення (вид діяльності): art. 43 ust. 1 pkt [відповідний] ustawy o VAT — наприклад, pkt 19 для медичних послуг, pkt 26 для освітніх послуг

Коли варто зареєструватися як платник VAT?

Навіть якщо ви не перевищили ліміт 240 000 PLN, добровільна реєстрація VAT може бути вигідною, коли:

  • Купуєте дороге обладнання або товар — відрахуєте VAT від закупівель
  • Ваші клієнти — фірми (B2B) — для них VAT на рахунку-фактурі є нейтральним (вони його відраховують)
  • Ведете діяльність з низькою маржею та великими витратами — відрахування VAT від витрат покращує ліквідність
  • Плануєте швидке зростання — і так перевищите ліміт протягом року

Більше про те, коли переходити на VAT, читайте у статті Коли переходити на VAT?.

Змішані ситуації

Частково звільнений продаж

Якщо ви ведете діяльність, де частина послуг звільнена від VAT (наприклад, навчання), а частина оподаткована (наприклад, консалтинг), ви повинні:

  • Виставляти рахунки-фактури з VAT зі ставкою, відповідною для даної послуги
  • На одному рахунку-фактурі можуть з'явитися позиції зі ставкою 23% і «zw»
  • Вести облік, що дозволяє правильно розрахувати вхідний VAT (пропорція)

Перевищення ліміту протягом року

Коли ваш оборот перевищить 240 000 PLN:

  • Ви втрачаєте право на звільнення від операції, якою ви перевищили ліміт
  • Повинні зареєструватися як активний платник VAT (VAT-R)
  • З цього моменту виставляєте рахунки-фактури з VAT
  • Попередні рахунки-фактури «zw» залишаються правильними

Зворотне нарахування та імпорт послуг

Навіть як платник, звільнений від VAT, в деяких ситуаціях ви повинні розрахувати VAT:

  • Імпорт послуг з ЄС (наприклад, реклама Google, ліцензії на програмне забезпечення) — подаєте VAT-9M
  • Внутрішньоспільнотне придбання товарів понад 50 000 PLN — реєстрація VAT-UE

Найпоширеніші помилки

  1. Виставлення рахунків-фактур з VAT без реєстрації — виставлення рахунка зі ставкою 23% звільненим платником означає обов'язок сплати цього VAT до податкової, але без права на відрахування
  2. Відсутність правової підстави на рахунку «zw» — документ є неповним
  3. Невиставлення рахунків-фактур — звільнений платник також зобов'язаний виставити рахунок-фактуру на вимогу покупця (протягом 3 місяців від операції)
  4. Непильнування ліміту — відсутність моніторингу обороту призводить до несподіваного перевищення порогу
  5. Плутання «zw» з «np» — «zw» означає звільнення від VAT, «np» (nie podlega — не підлягає) стосується дій, взагалі не охоплених законом про VAT

Вплив KSeF на виставлення рахунків

Від впровадження Krajowy System e-Faktur (KSeF) обов'язок виставлення структурованих рахунків-фактур поширюється як на активних платників VAT, так і на звільнених платників. Це означає, що незалежно від статусу VAT, ваші рахунки-фактури повинні виставлятися та надсилатися через KSeF у структурованому форматі XML.

Підсумок

| Ситуація | Тип рахунка-фактури | |----------|---------------------| | Активний платник VAT | Рахунок-фактура з VAT (ставка 23%, 8%, 5%, 0%) | | Суб'єктне звільнення (оборот < 240 000 PLN) | Рахунок-фактура зі ставкою «zw» + правова підстава | | Предметне звільнення (наприклад, медичні послуги) | Рахунок-фактура зі ставкою «zw» + правова підстава | | Продаж фізичним особам (без вимоги) | Парагон або рахунок-фактура |

Якщо ви не знаєте, який статус VAT обрати, протестуйте різні сценарії у податкових калькуляторах. Потрібна допомога з реєстрацією VAT або виставленням рахунків? Зверніться до бухгалтерської фірми LinTax Вроцлав — ми допоможемо вам обрати оптимальну форму розрахунків.