Що таке фактура?
Фактура (faktura) — це документ, що підтверджує здійснення операції продажу товарів або надання послуг. Це основний бухгалтерський документ як для продавця, так і для покупця, і він є підставою для розрахування податку VAT. Обов'язок виставлення фактур регулює Закон від 11 березня 2004 р. про податок на товари та послуги.
Фактура виконує кілька ключових функцій: документує господарську подію, є підставою для вирахування вхідного VAT покупцем, є документом витрат у податку на доходи (PIT або CIT) та служить доказом у можливих комерційних спорах.
Хто зобов'язаний виставляти фактури?
Обов'язок виставлення фактур стосується:
- активних платників VAT — при кожному продажу товарів або послуг іншому підприємцю,
- платників, звільнених від VAT — на вимогу покупця (так звана фактура без VAT зі ставкою "zw"),
- підприємців на рикшалті — фактура вимагається незалежно від форми оподаткування PIT.
Фактуру необхідно виставити не пізніше 15-го дня місяця, що слідує за місяцем, у якому було здійснено поставку товару або виконано послугу. На вимогу покупця фактуру потрібно виставити до 15-го дня місяця, що слідує за місяцем, у якому заявлено вимогу (за умови, що вимога була подана протягом 3 місяців від операції).
Обов'язкові елементи фактури
Відповідно до ст. 106e Закону про VAT, кожна фактура повинна містити:
- Дату виставлення фактури.
- Порядковий номер, наданий у рамках однієї або кількох серій, що однозначно ідентифікує фактуру.
- Дані продавця та покупця — імена та прізвища або назви, адреси та номери NIP.
- Дату поставки або виконання послуги (якщо відрізняється від дати виставлення).
- Назву товару або послуги — точний опис предмета операції.
- Одиницю виміру та кількість поставлених товарів або обсяг наданих послуг.
- Одиничну ціну нетто (без податку).
- Суми знижок та уступок, якщо вони були надані.
- Вартість нетто продажу (без податку).
- Ставку податку VAT (23%, 8%, 5%, 0% або звільнений).
- Суму податку VAT.
- Загальну суму належності (брутто).
Додатково, у визначених ситуаціях вимагаються особливі позначення, наприклад, "касовий метод", "самофактурування", "зворотне нарахування" або "механізм поділеної оплати" (split payment).
Види фактур
Фактура VAT (стандартна)
Найпоширеніший тип фактури, що виставляється активними платниками VAT. Містить усі елементи, перелічені вище, включаючи ставки та суми податку VAT.
Фактура проформа
Документ інформаційного характеру, що виставляється перед здійсненням операції. Проформа не є бухгалтерським документом — не є підставою для зарахування доходу чи витрати та не дає права на вирахування VAT. Служить як комерційна пропозиція або підстава для передоплати.
Коригуюча фактура
Виставляється у випадку необхідності виправлення даних на первинній фактурі. Причини корекції можуть включати: зміну ціни (знижка, рекламація), повернення товару, помилку в даних покупця, помилку в ставці VAT. Коригуюча фактура повинна містити посилання на первинну фактуру (номер та дату).
Фактура маржа
Застосовується в особливих випадках, коли базою оподаткування є маржа (різниця між ціною продажу та ціною купівлі), а не повна вартість операції. Стосується, зокрема, туристичних послуг, продажу вживаних товарів, творів мистецтва та антикваріату. На фактурі маржа не вказується ставка та сума VAT.
Фактура RR
Виставляється покупцем (а не продавцем) сільськогосподарської продукції від фермера-рикшалтівця. Містить спеціальне позначення "Faktura VAT RR" та 7% рикшалтове повернення податку.
Спрощена фактура
Може бути виставлена, коли загальна сума належності не перевищує 450 злотих (або 100 євро). Не повинна містити деяких даних, наприклад, повних даних покупця — достатньо NIP покупця. Фіскальний парагон з NIP покупця на суму до 450 злотих вважається спрощеною фактурою.
Електронні фактури та KSeF
Протягом останніх років дедалі поширенішими стають електронні фактури (е-фактури). Електронна фактура має таку саму юридичну силу, як паперова, за умови забезпечення автентичності походження, цілісності змісту та читабельності.
Від 1 лютого 2026 р. обов'язковим стає виставлення фактур через Національну систему е-Фактур (KSeF). Ця система дозволяє виставляти, передавати та зберігати структуровані електронні фактури у форматі XML. KSeF замінить попередні способи обміну фактурами між контрагентами та стане єдиним джерелом фактур, визнаним податковими органами.
Більше про KSeF читайте у статті Що таке KSeF?.
Строки виставлення фактур
| Ситуація | Строк виставлення | |---|---| | Загальне правило | До 15-го дня місяця після поставки/послуги | | Будівельні послуги | До 30-го дня від виконання послуги | | Поставка друкованих книг | До 60-го дня від видачі товару | | На вимогу покупця | До 15-го дня місяця після подання вимоги | | Фактура до поставки | Не раніше ніж за 60 днів до поставки/послуги |
Зберігання фактур
Фактури — як виставлені, так і отримані — необхідно зберігати протягом 5 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку. На практиці це означає зберігання документів протягом 6--7 років від дати операції.
Фактури можуть зберігатися в паперовій або електронній формі. У випадку електронного зберігання необхідно забезпечити можливість негайного доступу до фактур та їх друку на вимогу податкового органу.
Дані з фактур звітуються до податкової адміністрації в рамках файлів JPK_VAT, а з 2026 р. також через KSeF.
Найпоширеніші помилки на фактурах
- Відсутність NIP покупця або вказання помилкового номера — унеможливлює вирахування VAT.
- Неправильна ставка VAT — може призвести до податкової заборгованості або необхідності корекції.
- Відсутність дати поставки/послуги — вимагається, якщо відрізняється від дати виставлення.
- Неточний опис товару або послуги — ускладнює перевірку податковими органами.
- Виставлення фактури з запізненням — може призвести до санкцій з боку податкової інспекції.
У разі виявлення помилки необхідно виставити коригуючу фактуру. Детальні інструкції щодо виставлення фактур ви знайдете в посібнику Як виставити фактуру?.
Підсумок
Фактура є фундаментальним документом у господарському обороті — підтверджує операцію, є підставою податкових розрахунків та доказом у комерційних відносинах. Знання обов'язкових елементів фактури, видів фактур та строків їх виставлення є необхідним для кожного підприємця. З впровадженням KSeF у 2026 р. фактурування переходить на повну цифровізацію, що вимагає від фірм адаптації процесів та інструментів. Якщо вам потрібна підтримка у сфері фактурування та розрахунків VAT, зверніться до бухгалтерського бюро LinTax у Вроцлаві.