Що таке KPiR? Повний посібник з Книги доходів та витрат

Книга доходів та витрат (KPiR — Księga Przychodów i Rozchodów) — це основна форма податкового обліку для більшості малих та середніх підприємців у Польщі. Це спрощена форма бухгалтерії, яка дозволяє визначити дохід (або збиток) від господарської діяльності, що є підставою для нарахування податку на доходи фізичних осіб (PIT).

KPiR — це не повна бухгалтерія — вона простіша, дешевша у веденні та доступна для фірм, які не перевищують визначених порогів доходів.

Хто зобов'язаний вести KPiR?

Суб'єкти, що зобов'язані

Обов'язок ведення KPiR стосується:

  • Фізичних осіб, що провадять позасільськогосподарську господарську діяльність (JDG)
  • Цивільних товариств фізичних осіб
  • Повних товариств фізичних осіб
  • Партнерських товариств

За умови, що ці особи розраховуються на загальних засадах (шкала оподаткування 12%/32%) або лінійним податком (19%).

Хто НЕ веде KPiR?

KPiR не ведуть:

  • Платники, що оподатковуються рикшалтом від зареєстрованих доходів (вони ведуть реєстр доходів)
  • Платники на податковій картці (karta podatkowa)
  • Товариства з о.о., акціонерні товариства та інші суб'єкти, зобов'язані вести повні бухгалтерські книги
  • Підприємці, чиї доходи нетто за попередній рік перевищили еквівалент 2 000 000 євро — вони зобов'язані перейти на повні бухгалтерські книги

Поріг переходу на повну бухгалтерію

Якщо ваші доходи нетто від продажу товарів, продукції та фінансових операцій за попередній фінансовий рік досягли еквіваленту 2 000 000 євро, з нового року ви зобов'язані вести повні бухгалтерські книги. Перерахування здійснюється за середнім курсом NBP (Національний банк Польщі) з першого робочого дня жовтня року, що передує податковому року.

Структура KPiR — колонка за колонкою

KPiR складається з 17 колонок, кожна з яких має чітко визначене призначення. Розуміння структури книги є ключовим для її правильного ведення.

Ідентифікаційні колонки (1-4)

  • Колонка 1 — Порядковий номер запису
  • Колонка 2 — Дата господарської події
  • Колонка 3 — Номер бухгалтерського документа (наприклад, номер фактури)
  • Колонка 4 — Назва (фірма) контрагента

Адресна колонка (5)

  • Колонка 5 — Адреса контрагента

Описова колонка (6)

  • Колонка 6 — Опис господарської події (наприклад, "продаж послуг програмування", "закупівля офісних матеріалів")

Колонки доходів (7-8)

  • Колонка 7 — Вартість проданих товарів та послуг. Сюди вписуються доходи від продажу виробів, торговельних товарів та послуг.
  • Колонка 8 — Інші доходи (наприклад, банківські відсотки, дотації, компенсації).

Колонка суми доходів (9)

  • Колонка 9 — Разом дохід (сума колонок 7 та 8)

Колонки витрат (10-12)

  • Колонка 10 — Закупівля торговельних товарів та основних матеріалів. Стосується товарів, придбаних для подальшого перепродажу, та матеріалів, безпосередньо використаних у виробництві.
  • Колонка 11 — Побічні витрати на закупівлю (наприклад, транспорт, навантаження, страхування в дорозі).
  • Колонка 12 — Заробітна плата готівкою та в натуральній формі. Охоплює брутто заробітну плату працівників.

Колонка інших витрат (13)

  • Колонка 13 — Інші витрати. Це найширша колонка, що охоплює всі інші витрати на отримання доходу: оренда, комунальні послуги, бухгалтерські послуги, телекомунікації, паливо, амортизація, внески ZUS (у частині, що є витратою), сторонні послуги та багато іншого.

Колонка суми витрат (14)

  • Колонка 14 — Разом витрати (сума колонок 12 та 13)

Додаткові колонки (15-17)

  • Колонка 15 — Інші позиції, не згадані в колонках 1-14
  • Колонка 16 — Витрати на дослідницько-розвиткову діяльність (B+R)
  • Колонка 17 — Примітки (додаткова інформація про запис)

Як правильно вести KPiR?

Строки бухгалтерського обліку

Записи в KPiR слід здійснювати постійно, в хронологічному порядку. Конкретні строки залежать від способу ведення книги:

  • Самостійне ведення — записи до 20-го числа кожного місяця за попередній місяць
  • Ведення бухгалтерським бюро — документи слід передати до бюро вчасно для своєчасного розрахунку, а бюро здійснює записи до 20-го числа наступного місяця

Бухгалтерські документи

Кожен запис у KPiR повинен бути підтверджений бухгалтерським документом. Прийнятними документами є:

  • Фактури VAT та фактури без VAT
  • Рахунки
  • Митні документи
  • Бухгалтерські ноти
  • Внутрішні документи (наприклад, розрахування витрат на службове відрядження)
  • Парагони — виключно у випадках, визначених правилами (наприклад, оплата за проїзд автострадою)

Нумерація та хронологія

Записи повинні бути пронумеровані послідовно від початку податкового року. Не можна залишати порожніх рядків, видаляти записи чи вносити нечитабельні виправлення. Помилки виправляються шляхом закреслення неправильного запису та внесення правильного з приміткою та датою корекції, або шляхом коригуючого запису.

KPiR в електронній чи паперовій формі?

Паперова форма

Традиційна форма ведення KPiR — це друкована книга у формі зошита з відповідними колонками. Перед початком записів книга повинна бути зброшурована, а її сторінки пронумеровані. Наразі ця форма використовується дедалі рідше.

Електронна форма

Переважна більшість підприємців веде KPiR в електронній формі — за допомогою бухгалтерської програми або електронної таблиці. Правила вимагають, щоб комп'ютерна програма забезпечувала:

  • Поточне визначення стану результатів
  • Друк даних у форматі, відповідному зразку KPiR
  • Зберігання даних на носіях, що дозволяють їх зчитування

При електронному веденні не потрібно друкувати книгу постійно, але слід мати можливість друку на вимогу податкових органів.

Популярні програми для ведення KPiR

На ринку доступно багато бухгалтерських програм, що підтримують KPiR: wFirma, Fakturownia, inFakt, Comarch Optima, Małe Biuro Rachunkowe (MBR). Більшість бухгалтерських бюро користуються професійними системами, такими як Optima, Symfonia чи Rewizor.

Закриття книги та інвентаризація

Інвентаризація (spis z natury)

На кінець податкового року (31 грудня) та на день початку діяльності підприємець зобов'язаний скласти інвентаризацію (ремонент). Інвентаризація охоплює:

  • Торговельні товари
  • Основні та допоміжні матеріали
  • Напівфабрикати
  • Незавершене виробництво
  • Готову продукцію
  • Брак та відходи

Вартість інвентаризації вписується до KPiR як остання позиція в році.

Визначення річного доходу

Річний дохід з KPiR розраховується за формулою:

Дохід = Виручка - Витрати +/- Різниця інвентаризації

Різниця інвентаризації — це різниця між інвентаризацією на кінець року та інвентаризацією на початок року. Якщо кінцева інвентаризація вища від початкової, дохід зростає. Якщо нижча — дохід зменшується.

Зберігання документації

KPiR разом з бухгалтерськими документами необхідно зберігати до закінчення строку давності податкового зобов'язання, тобто, як правило, протягом 5 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку.

Приклад: Документи за 2025 рік (строк сплати податку PIT до 30 квітня 2026) необхідно зберігати до кінця 2031 року.

Підсумок

KPiR — це основний інструмент податкового обліку для фізичних осіб, що провадять господарську діяльність у Польщі. Хоча її структура виглядає складною (17 колонок), на практиці більшість записів потрапляє до кількох ключових колонок: 7 (доходи від продажу), 10 (закупівля товарів), 12 (заробітна плата) та 13 (інші витрати).

Ведення KPiR вимагає систематичності та знання основних бухгалтерських правил. Якщо ви не впевнені, чи правильно класифікуєте витрати, варто скористатися послугами бухгалтерського бюро. Хочете перевірити, скільки податку заплатите при даному рівні доходів? Скористайтеся нашим податковим калькулятором.