Was ist KPiR? Ein vollständiger Leitfaden zum polnischen Einnahmen- und Ausgabenbuch

Die Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), also das Einnahmen- und Ausgabenbuch, ist die grundlegende Form der steuerlichen Aufzeichnungen für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmer in Polen. Es handelt sich um eine vereinfachte Buchführungsform, mit der das Einkommen (oder der Verlust) aus der Geschäftstätigkeit ermittelt wird, das als Grundlage für die Berechnung der Einkommensteuer natürlicher Personen (PIT) dient.

Die KPiR ist keine vollständige Buchführung (pełna księgowość) -- sie ist einfacher, günstiger zu führen und für Unternehmen zugänglich, die bestimmte Umsatzschwellen nicht überschreiten.

Wer muss ein KPiR führen?

Verpflichtete Rechtssubjekte

Die Pflicht zur Führung eines KPiR gilt für:

  • Natürliche Personen, die eine nichtlandwirtschaftliche Geschäftstätigkeit ausüben (Einzelunternehmer / JDG)
  • BGB-Gesellschaften (spółka cywilna) natürlicher Personen
  • Offene Handelsgesellschaften (spółka jawna) natürlicher Personen
  • Partnerschaftsgesellschaften (spółka partnerska)

Voraussetzung ist, dass diese Rechtssubjekte nach den allgemeinen Regeln (progressive Steuerskala 12 %/32 %) oder der Linearsteuer (19 %) besteuert werden.

Wer führt KEIN KPiR?

Kein KPiR führen:

  • Steuerpflichtige, die nach der Pauschalsteuer auf verzeichnete Einnahmen (Ryczałt) besteuert werden (sie führen stattdessen ein Einnahmenverzeichnis)
  • Steuerpflichtige mit Steuerkarte (karta podatkowa)
  • GmbHs (sp. z o.o.), Aktiengesellschaften und andere zur vollständigen Buchführung verpflichtete Rechtssubjekte
  • Unternehmer, deren Nettoumsatz im Vorjahr den Gegenwert von 2.000.000 EUR überschritten hat -- diese müssen zur vollständigen Buchführung übergehen

Schwelle für die vollständige Buchführung

Wenn Ihr Nettoumsatz aus dem Verkauf von Waren, Produkten und Finanzoperationen im vorangegangenen Geschäftsjahr den Gegenwert von 2.000.000 EUR erreicht hat, sind Sie ab dem neuen Jahr zur Führung vollständiger Buchhaltungsbücher verpflichtet. Die Umrechnung erfolgt zum durchschnittlichen NBP-Kurs (Polnische Nationalbank) vom ersten Werktag im Oktober des dem Steuerjahr vorangehenden Jahres.

Aufbau des KPiR -- Spalte für Spalte

Das KPiR besteht aus 17 Spalten, von denen jede einen genau definierten Zweck hat. Das Verständnis der Buchstruktur ist für die korrekte Führung unerlässlich.

Identifikationsspalten (1-4)

  • Spalte 1 -- Laufende Eintragsnummer
  • Spalte 2 -- Datum des Geschäftsvorfalls
  • Spalte 3 -- Nummer des Buchungsbelegs (z. B. Rechnungsnummer)
  • Spalte 4 -- Name (Firmenname) des Geschäftspartners

Adressspalte (5)

  • Spalte 5 -- Adresse des Geschäftspartners

Beschreibungsspalte (6)

  • Spalte 6 -- Beschreibung des Geschäftsvorfalls (z. B. "Verkauf von Programmierdienstleistungen", "Kauf von Büromaterial")

Einnahmenspalten (7-8)

  • Spalte 7 -- Wert der verkauften Waren und Dienstleistungen. Hier tragen Sie die Einnahmen aus dem Verkauf von Erzeugnissen, Handelswaren und Dienstleistungen ein.
  • Spalte 8 -- Sonstige Einnahmen (z. B. Bankzinsen, Zuschüsse, Entschädigungen).

Gesamteinnahmen-Spalte (9)

  • Spalte 9 -- Gesamteinnahmen (Summe der Spalten 7 und 8)

Kostenspalten (10-12)

  • Spalte 10 -- Einkauf von Handelswaren und Grundmaterialien. Betrifft Waren zum Weiterverkauf und Materialien, die direkt in der Produktion verwendet werden.
  • Spalte 11 -- Einkaufsnebenkosten (z. B. Transport, Verladung, Transportversicherung).
  • Spalte 12 -- Bar- und Sachvergütungen. Umfasst die Bruttogehälter der Arbeitnehmer.

Spalte für sonstige Ausgaben (13)

  • Spalte 13 -- Sonstige Ausgaben. Dies ist die umfangreichste Spalte und umfasst alle anderen steuerlich absetzbaren Kosten: Miete, Nebenkosten, Buchhaltungsdienstleistungen, Telekommunikation, Kraftstoff, Abschreibungen, ZUS-Beiträge (soweit als Kosten absetzbar), Fremdleistungen und vieles mehr.

Gesamtausgaben-Spalte (14)

  • Spalte 14 -- Gesamtausgaben (Summe der Spalten 12 und 13)

Zusätzliche Spalten (15-17)

  • Spalte 15 -- Sonstige Posten, die in den Spalten 1-14 nicht aufgeführt sind
  • Spalte 16 -- Kosten für Forschungs- und Entwicklungstätigkeit (F&E)
  • Spalte 17 -- Anmerkungen (zusätzliche Informationen zur Buchung)

Wie führt man ein KPiR korrekt?

Buchungsfristen

Eintragungen im KPiR sollten laufend in chronologischer Reihenfolge vorgenommen werden. Die konkreten Fristen hängen davon ab, wer das Buch führt:

  • Selbstgeführt -- Eintragungen bis zum 20. Tag jedes Monats für den Vormonat
  • Durch ein Buchhaltungsbüro geführt -- Belege müssen rechtzeitig an das Büro übergeben werden; das Büro nimmt die Eintragungen bis zum 20. Tag des folgenden Monats vor

Buchungsbelege

Jede Eintragung im KPiR muss durch einen Buchungsbeleg belegt sein. Akzeptierte Belege sind:

  • VAT-Rechnungen und Rechnungen ohne VAT
  • Quittungen (rachunki)
  • Zolldokumente
  • Buchungsnotizen
  • Interne Belege (z. B. Reisekostenabrechnungen)
  • Kassenbons (paragony) -- nur in gesetzlich bestimmten Fällen (z. B. Autobahngebühren)

Nummerierung und Chronologie

Eintragungen müssen ab Beginn des Steuerjahres fortlaufend nummeriert werden. Es dürfen keine leeren Zeilen gelassen, keine Einträge gelöscht und keine unleserlichen Korrekturen vorgenommen werden. Fehler werden durch Durchstreichen des falschen Eintrags und Eintragung des richtigen mit Vermerk und Korrekturdatum oder durch eine Korrekturbuchung berichtigt.

Elektronisches oder papiergebundenes KPiR?

Papierform

Die traditionelle Form des KPiR ist ein gedrucktes Buch in Heftform mit entsprechenden Spalten. Vor den ersten Eintragungen muss das Buch gebunden und die Seiten nummeriert werden. Diese Form wird heute immer seltener verwendet.

Elektronische Form

Die überwiegende Mehrheit der Unternehmer führt ihr KPiR elektronisch -- mit Buchhaltungssoftware oder einer Tabellenkalkulation. Die Vorschriften erfordern, dass das Computerprogramm Folgendes gewährleistet:

  • Laufende Ermittlung der Ergebnisse
  • Ausdruck der Daten in einem mit dem KPiR-Muster übereinstimmenden Format
  • Datenspeicherung auf lesbaren Datenträgern

Bei elektronischer Führung muss das Buch nicht laufend ausgedruckt werden, aber auf Anforderung der Finanzbehörden muss ein Ausdruck erstellt werden können.

Beliebte KPiR-Software

Auf dem Markt sind viele Buchhaltungsprogramme für das KPiR verfügbar: wFirma, Fakturownia, inFakt, Comarch Optima und Małe Biuro Rachunkowe (MBR). Die meisten Buchhaltungsbüros nutzen professionelle Systeme wie Optima, Symfonia oder Rewizor.

Abschluss des Buchs und Inventur

Körperliche Inventur (Spis z natury)

Am Ende des Steuerjahres (31. Dezember) sowie am Tag der Geschäftseröffnung ist der Unternehmer verpflichtet, eine körperliche Inventur (Remanent) durchzuführen. Die Inventur umfasst:

  • Handelswaren
  • Grund- und Hilfsmaterialien
  • Halbfabrikate
  • Unfertige Erzeugnisse
  • Fertigerzeugnisse
  • Ausschuss und Abfall

Der Wert der körperlichen Inventur wird als letzter Posten des Jahres im KPiR eingetragen.

Berechnung des Jahreseinkommens

Das Jahreseinkommen aus dem KPiR wird nach folgender Formel berechnet:

Einkommen = Einnahmen - Ausgaben +/- Bestandsdifferenz

Die Bestandsdifferenz ist die Differenz zwischen der Inventur am Jahresende und der Inventur zu Jahresbeginn. Ist der Endbestand höher als der Anfangsbestand, steigt das Einkommen. Ist er niedriger, sinkt das Einkommen.

Aufbewahrung der Dokumentation

Das KPiR samt Buchungsbelegen muss bis zur Verjährung der Steuerschuld aufbewahrt werden, das heißt grundsätzlich 5 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerzahlungsfrist abgelaufen ist.

Beispiel: Dokumente für das Jahr 2025 (PIT-Zahlungsfrist 30. April 2026) müssen bis Ende 2031 aufbewahrt werden.

Zusammenfassung

Das KPiR ist das grundlegende steuerliche Aufzeichnungsinstrument für natürliche Personen, die in Polen eine Geschäftstätigkeit ausüben. Obwohl seine Struktur kompliziert erscheinen mag (17 Spalten), landen in der Praxis die meisten Eintragungen in wenigen Schlüsselspalten: 7 (Verkaufserlöse), 10 (Wareneinkauf), 12 (Vergütungen) und 13 (sonstige Ausgaben).

Die Führung eines KPiR erfordert Konsequenz und Kenntnis grundlegender Buchführungsprinzipien. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie Ausgaben korrekt klassifizieren, lohnt sich die Inanspruchnahme eines Buchhaltungsbüros. Möchten Sie wissen, wie viel Steuern Sie bei einem bestimmten Einkommensniveau zahlen? Nutzen Sie unseren Steuerrechner.