Was ist eine Faktura?

Eine Faktura (Rechnung) ist ein Dokument, das den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen bestätigt. Sie ist das primäre Buchhaltungsdokument sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer und dient als Grundlage für die Abrechnung der VAT. Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen wird durch das Gesetz vom 11. März 2004 über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen geregelt.

Eine Rechnung erfüllt mehrere Schlüsselfunktionen: Sie dokumentiert ein Geschäftsereignis, dient als Grundlage für den Vorsteuerabzug des Käufers, stellt einen Kostenbeleg für die Einkommensteuer (PIT oder CIT) dar und dient als Beweismittel bei möglichen Handelsstreitigkeiten.

Wer muss Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht zur Rechnungsstellung gilt für:

  • Aktive VAT-Steuerpflichtige -- bei jedem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen,
  • VAT-befreite Steuerpflichtige -- auf Verlangen des Käufers (eine sogenannte VAT-befreite Rechnung mit dem Satz "zw"),
  • Unternehmer mit Ryczałt-Besteuerung -- eine Rechnung ist unabhängig von der Einkommensteuerform erforderlich.

Eine Rechnung muss spätestens bis zum 15. Tag des Monats nach dem Monat ausgestellt werden, in dem die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Auf Verlangen des Käufers muss die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats nach dem Monat der Anforderung ausgestellt werden (sofern die Anforderung innerhalb von 3 Monaten nach der Transaktion erfolgte).

Pflichtangaben auf der Rechnung

Gemäß Art. 106e des VAT-Gesetzes muss jede Rechnung enthalten:

  1. Ausstellungsdatum.
  2. Fortlaufende Nummer innerhalb einer oder mehrerer Serien, die die Rechnung eindeutig identifiziert.
  3. Daten des Verkäufers und Käufers -- Namen (oder vollständige Firmennamen), Adressen und NIP-Steuernummern.
  4. Datum der Lieferung oder Leistungserbringung (wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht).
  5. Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen -- eine genaue Beschreibung des Transaktionsgegenstands.
  6. Maßeinheit und Menge der gelieferten Waren oder Umfang der erbrachten Dienstleistungen.
  7. Nettoeinzelpreis (ohne Steuer).
  8. Rabattbeträge, falls zutreffend.
  9. Nettoverkaufswert (ohne Steuer).
  10. VAT-Satz (23 %, 8 %, 5 %, 0 % oder befreit).
  11. VAT-Betrag.
  12. Bruttobetrag (einschließlich Steuer).

Darüber hinaus sind in bestimmten Situationen besondere Vermerke erforderlich, wie "Kassenverfahren", "Gutschriftsverfahren", "Reverse-Charge-Verfahren" oder "Split-Payment-Mechanismus".

Rechnungsarten

Standard-VAT-Rechnung

Die häufigste Rechnungsart, ausgestellt von aktiven VAT-Steuerpflichtigen. Sie enthält alle oben genannten Elemente, einschließlich VAT-Sätze und -Beträge.

Proforma-Rechnung

Ein Informationsdokument, das vor der Transaktion ausgestellt wird. Eine Proforma ist kein Buchhaltungsdokument -- sie dient nicht als Grundlage für die Erfassung von Einnahmen oder Kosten und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sie fungiert als Handelsangebot oder Grundlage für eine Vorauszahlung.

Korrekturrechnung (Faktura korygująca)

Wird ausgestellt, wenn Angaben auf der Originalrechnung korrigiert werden müssen. Korrekturanlässe können sein: Preisänderungen (Rabatte, Reklamationen), Warenrückgabe, Fehler in den Käuferdaten oder falsche VAT-Sätze. Eine Korrekturrechnung muss auf die Originalrechnung verweisen (Nummer und Datum).

Margenrechnung (Faktura marża)

Wird in besonderen Fällen verwendet, in denen die Bemessungsgrundlage die Marge (Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis) und nicht der volle Transaktionswert ist. Dies gilt für Tourismusdienstleistungen, den Verkauf von Gebrauchtwaren, Kunstwerken und Antiquitäten. Auf der Margenrechnung werden VAT-Satz und -Betrag nicht ausgewiesen.

VAT-RR-Rechnung

Wird vom Käufer (nicht vom Verkäufer) landwirtschaftlicher Produkte eines pauschalbesteuerten Landwirts ausgestellt. Sie trägt die besondere Bezeichnung "Faktura VAT RR" und enthält eine pauschale Steuererstattung von 7 %.

Vereinfachte Rechnung

Kann ausgestellt werden, wenn der Gesamtbetrag 450 PLN (oder 100 EUR) nicht überschreitet. Sie muss nicht alle Angaben enthalten -- beispielsweise genügt die NIP-Nummer des Käufers anstelle seiner vollständigen Daten. Ein Kassenbon mit NIP des Käufers bis zu einem Betrag von 450 PLN wird als vereinfachte Rechnung behandelt.

Elektronische Rechnungen und KSeF

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind in den letzten Jahren immer verbreiteter geworden. Eine elektronische Rechnung hat dieselbe Rechtskraft wie eine Papierrechnung, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.

Ab dem 1. Februar 2026 wird die Ausstellung von Rechnungen über das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) obligatorisch. Dieses System ermöglicht die Ausstellung, Übermittlung und Aufbewahrung strukturierter elektronischer Rechnungen im XML-Format. KSeF wird bisherige Methoden des Rechnungsaustauschs zwischen Geschäftspartnern ersetzen und die einzige von den Finanzbehörden anerkannte Rechnungsquelle sein.

Mehr über KSeF erfahren Sie im Artikel Was ist KSeF?.

Fristen für die Rechnungsstellung

| Situation | Frist | |---|---| | Allgemeine Regel | Bis zum 15. des Monats nach Lieferung/Leistung | | Bauleistungen | Innerhalb von 30 Tagen nach Leistungserbringung | | Lieferung gedruckter Bücher | Innerhalb von 60 Tagen nach Warenübergabe | | Auf Verlangen des Käufers | Bis zum 15. des Monats nach der Anforderung | | Rechnung vor Lieferung | Nicht früher als 60 Tage vor Lieferung/Leistung |

Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen -- sowohl ausgestellte als auch erhaltene -- müssen für einen Zeitraum von 5 Jahren aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuer fällig war. In der Praxis bedeutet dies eine Aufbewahrung der Dokumente von 6-7 Jahren ab dem Transaktionsdatum.

Rechnungen können in Papier- oder elektronischer Form aufbewahrt werden. Bei elektronischer Aufbewahrung muss der sofortige Zugang zu den Rechnungen sowie deren Ausdruck auf Verlangen der Finanzbehörde gewährleistet sein.

Rechnungsdaten werden über JPK_VAT-Dateien an die Finanzverwaltung übermittelt und ab 2026 auch über KSeF.

Häufige Fehler auf Rechnungen

  • Fehlende oder falsche NIP des Käufers -- verhindert den Vorsteuerabzug.
  • Falscher VAT-Satz -- kann zu Steuernachzahlungen oder der Notwendigkeit einer Korrektur führen.
  • Fehlendes Liefer-/Leistungsdatum -- erforderlich, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht.
  • Ungenaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen -- erschwert die Überprüfung durch die Finanzbehörden.
  • Verspätete Ausstellung -- kann zu Sanktionen durch das Finanzamt führen.

Wenn ein Fehler entdeckt wird, muss eine Korrekturrechnung ausgestellt werden. Detaillierte Anweisungen zur Rechnungsstellung finden Sie im Leitfaden Wie stellt man eine Rechnung aus?.

Zusammenfassung

Eine Rechnung ist ein fundamentales Dokument im Geschäftsverkehr -- sie bestätigt die Transaktion, dient als Grundlage für die Steuerabrechnung und fungiert als Nachweis in Geschäftsbeziehungen. Die Kenntnis der Pflichtangaben, Rechnungsarten und Ausstellungsfristen ist für jeden Unternehmer unerlässlich. Mit der Einführung von KSeF im Jahr 2026 wird die Rechnungsstellung vollständig digitalisiert, was von Unternehmen eine Anpassung ihrer Prozesse und Werkzeuge erfordert. Wenn Sie Unterstützung bei der Rechnungsstellung und VAT-Abrechnung benötigen, wenden Sie sich an das Buchhaltungsbüro LinTax in Wrocław.