Бухгалтерія для e-commerce — комплексний посібник
Ведення інтернет-магазину пов'язане з унікальними бухгалтерськими викликами. Від розрахунків VAT при міжнародному продажу, через обслуговування повернень та рекламацій, до специфіки співпраці з маркетплейсами, такими як Allegro чи Amazon. У цьому посібнику ми розглядаємо ключові аспекти бухгалтерії в галузі e-commerce.
Форми оподаткування в e-commerce
Вибір форми оподаткування залежить від масштабу діяльності та виду товарів, що продаються.
Прогресивна шкала
Вигідна при нижчих доходах (до бл. 120 000 PLN на рік) або коли хочете скористатися неоподатковуваною сумою. Ведете KPiR — Książkę Przychodów i Rozchodów (Книгу доходів та витрат).
Лінійний податок 19%
Вигідний при вищих доходах. Фіксована ставка незалежна від розміру заробітку. Вимагає ведення KPiR.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (фіксований податок від доходу)
Ставка ryczałt для торгівлі становить 3%. Це найнижча ставка серед усіх форм оподаткування, але не дозволяє відраховувати витрати на отримання доходу. Вигідний, коли маржа висока, а операційні витрати низькі.
Розрахуйте ваші податкові зобов'язання в наших калькуляторах.
VAT в інтернет-продажу
VAT — один з найскладніших аспектів бухгалтерії e-commerce, особливо при міжнародному продажу.
Внутрішній продаж
Стандартні ставки VAT (23%, 8%, 5%, 0%) застосовуються як у традиційній торгівлі. Пам'ятайте про обов'язок мати касу фіскальну — при продажу фізичним особам, що не ведуть діяльності, діє ліміт звільнення 20 000 PLN на рік. Після його перевищення потрібно фіксувати продаж на касі фіскальній.
Внутрішньоспільнотний продаж споживачам (B2C)
З 1 липня 2021 року діє процедура VAT OSS (One Stop Shop). Якщо ваш продаж споживачам в інших країнах ЄС перевищить сукупно 10 000 EUR на рік (підсумовуючи продаж до всіх країн ЄС), ви повинні застосовувати ставки VAT країни покупця.
Процедура OSS дозволяє розраховувати VAT від усього продажу B2C в ЄС через одну податкову службу в Польщі. Без OSS вам довелося б реєструватися як платник VAT у кожній країні, до якої продаєте.
Продаж B2B в ЄС
При продажу товарів фірмам з інших країн ЄС ви застосовуєте wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT — внутрішньоспільнотне постачання товарів) зі ставкою 0%, за умови, що покупець має активний номер VAT-UE, а ви маєте документи, що підтверджують вивезення товару.
Експорт поза ЄС
Експорт товарів за межі Союзу підлягає ставці 0% VAT. Вимагає наявності митного документа IE-599, що підтверджує вивезення. Відсутність цього документа означає необхідність застосування внутрішньої ставки.
Продаж на маркетплейсах — Allegro, Amazon, eBay
Allegro
З 2024 року Allegro як оператор платформи звітує дані продавців до податкових органів у рамках директиви DAC7. Обов'язок стосується продавців, які протягом календарного року здійснили понад 30 операцій або чий дохід перевищив 2 000 EUR.
Prowizje (комісії) Allegro становлять витрати на отримання доходу. Рахунок-фактуру за комісії ви отримуєте від Allegro та фіксуєте у витратах. Пам'ятайте, що Allegro стягує комісію від суми брутто (з VAT).
Amazon (FBA та FBM)
Продаж через Amazon FBA (Fulfillment by Amazon) пов'язаний з додатковими обов'язками щодо VAT. Якщо Amazon зберігає ваші товари в складах в інших країнах ЄС, у вас може виникнути обов'язок реєстрації VAT в цих країнах. Amazon Pan-European FBA автоматично розміщує товари в складах по всій Європі.
Витрати на послуги Amazon (комісії, FBA fees, storage fees) виставляються Amazon з ірландським VAT — ви застосовуєте механізм зворотного нарахування.
Розрахунок комісій платформ
Комісії маркетплейсів ви фіксуєте в KPiR як витрати на отримання доходу в колонці 13. Комісії від іноземних платформ (Amazon, eBay) перераховуєте в PLN за середнім курсом NBP (Національного банку Польщі) з робочого дня, що передує дню виставлення рахунка.
Складське господарство та інвентаризація
Складський облік
E-commerce вимагає ведення обліку торгових товарів. На кінець податкового року (31 грудня) ви складаєте spis z natury (інвентаризацію), яка впливає на розмір доходу. Різниця складських запасів між початком та кінцем року коригує витрати.
Методи оцінки
Торгові товари оцінюєте за:
- Ціною закупівлі (найчастіше застосовується)
- Ціною придбання (ціна закупівлі + витрати на транспортування, страхування тощо)
- Ринковою ціною (якщо вона нижча за ціну закупівлі — принцип обережності)
Імпортовані товари
При імпорті товарів з-поза ЄС (наприклад, з Китаю) вартість товару включає ціну закупівлі, мито, акцизний податок (якщо стосується) та витрати на транспортування до моменту прийому на склад.
Повернення та рекламації
Повернення товарів у e-commerce — це повсякденність. Споживач має право відмовитися від договору протягом 14 днів від отримання товару (при продажу на відстані).
Корекція доходів
Повернення товару вимагає виставлення коригувального рахунка-фактури (або корекції фіскального парагона). Корекцію ви фіксуєте в періоді, в якому було здійснено повернення. Дохід зменшуєте на вартість поверненого товару.
Корекція VAT
При поверненні коригується також нарахований VAT. Коригувальний рахунок зменшує суму вихідного податку в декларації за період, в якому виставлено корекцію.
Облік повернень
Ведіть детальний облік повернень, що включає: дату продажу, дату повернення, вартість товару, причину повернення та номер коригувального рахунка. Це полегшить контроль витрат та ідентифікацію проблемних товарів.
Каси фіскальні в e-commerce
Обов'язок обліку на касі фіскальній
Продаж фізичним особам вимагає обліку на касі фіскальній після перевищення ліміту 20 000 PLN. Однак існують звільнення — поштовий продаж з оплатою через пошту, банк або SKOK (переказ, оплата карткою онлайн) звільнений від каси, за умови, що з обліку однозначно зрозуміло, якої операції стосувалась оплата.
Каса фіскальна онлайн
З 2025 року всі нові каси повинні бути касами онлайн, що передають дані до Центрального репозиторію кас. Якщо ви користуєтесь звільненням від каси (безготівкові платежі), каса вам не потрібна.
Витрати на отримання доходу в e-commerce
Типові витрати, що відраховуються в діяльності e-commerce:
- Закупівля торгових товарів
- Комісії маркетплейсів та платіжних шлюзів
- Витрати на доставку та упаковку
- Хостинг магазину та домени
- Реклама (Google Ads, Facebook Ads, Allegro Ads)
- Фотографія товарів
- Оренда складу
- Програмне забезпечення для управління замовленнями
- Витрати на повернення (зворотні відправлення)
Обов'язки звітності
JPK_VAT
Активні платники VAT подають щомісяця файл JPK_V7M (або щоквартально JPK_V7K). Він містить облік покупок і продажів VAT та декларацію VAT.
Податкові декларації
Залежно від форми оподаткування подаєте:
- PIT-36L (лінійний) або PIT-36 (шкала) — до 30 квітня за попередній рік
- PIT-28 (ryczałt) — до 30 квітня за попередній рік
- Аванси на PIT — щомісяця до 20-го числа наступного місяця
DAC7
Цифрові платформи (Allegro, Amazon, eBay) звітують дані продавців до податкової адміністрації. Це не ваш обов'язок, але означає, що податкова має повний доступ до ваших оборотів на платформах.
Підсумок
Бухгалтерія e-commerce вимагає систематичності та доброї організації. Ключове — правильне розрахування VAT (особливо при міжнародному продажу), ретельний складський облік та ефективне обслуговування повернень. При динамічному розвитку магазину варто розглянути співпрацю з бухгалтерською фірмою, що спеціалізується на інтернет-торгівлі та допоможе оптимізувати податкове навантаження та забезпечити відповідність нормам.