Wann auf VAT umsteigen? Ein praktischer Leitfaden für Unternehmer

Die Mehrwertsteuer, also VAT, ist eines der am häufigsten diskutierten Themen unter neuen Unternehmern in Polen. Viele beginnen ihre Geschäftstätigkeit mit der Nutzung der subjektiven VAT-Befreiung, stehen aber frueher oder später vor der Frage: Sollen sie (oder müssen sie) aktiver VAT-Steuerpflichtiger werden?

In diesem Artikel erklären wir, wann die Registrierung obligatorisch ist, wann sich eine freiwillige Registrierung lohnt und welche Pflichten mit dem VAT-Steuerpflichtigenstatus verbunden sind.

Subjektive VAT-Befreiung - Der 200.000-PLN-Schwellenwert

Wer kann die Befreiung nutzen?

Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Steuerjahr 200.000 PLN netto nicht überschritten hat, können die subjektive VAT-Befreiung nutzen. Dies gilt sowohl für Einzelunternehmer (JDG) als auch für Gesellschaften.

Wichtiger Hinweis: Folgendes wird nicht in die 200.000-PLN-Grenze eingerechnet:

  • Innergemeinschaftliche Lieferung von Waren
  • Versandhandel aus dem Inland
  • Versandhandel ins Inland
  • Entgeltliche Erbringung von VAT-befreiten Dienstleistungen
  • Verkauf von Anlagevermoegen und immateriellen Vermoegenswerten, die der Abschreibung unterliegen

Wann endet die Befreiung?

Die Befreiung endet in dem Moment, in dem Sie die Grenze von 200.000 PLN im laufenden Steuerjahr überschreiten. Wichtig: Nur der Betrag über dieser Grenze unterliegt der VAT — nicht der gesamte Umsatz seit Jahresbeginn.

Beispiel: Wenn Ihr kumulierter Umsatz bis August 200.000 PLN erreicht hat und Sie im September eine Rechnung über 10.000 PLN netto ausstellen, muss diese Rechnung (und jede folgende) VAT enthalten.

Sie sind verpflichtet, sich vor dem Tag als aktiver VAT-Steuerpflichtiger zu registrieren, an dem Sie das Recht auf Befreiung verlieren. In der Praxis bedeutet dies die Einreichung des Formulars VAT-R beim Finanzamt.

Wer kann die VAT-Befreiung nicht nutzen?

Unabhaengig vom Umsatz schliessen bestimmte Tätigkeitsarten das Recht auf subjektive Befreiung aus. Registrierungspflichtig ab dem ersten Tag sind unter anderem:

  • Steuerberater und Rechtsanwaelte, die Beratungsleistungen erbringen
  • Juweliere — Verkauf von Edelmetallprodukten
  • Inkasso- und Factoringunternehmen
  • Verkaeufer von Verbrauchsteuerprodukten (mit bestimmten Ausnahmen)
  • Unternehmen, die neue Transportmittel innergemeinschaftlich verkaufen
  • Unternehmer ohne Sitz in Polen

Wenn Ihre Tätigkeit in eine dieser Kategorien faellt, müssen Sie sich vor dem ersten Verkauf als VAT-Steuerpflichtiger registrieren.

Freiwillige VAT-Registrierung - Wann lohnt sie sich?

Auch wenn Sie den Schwellenwert nicht überschritten haben und Ihre Tätigkeit keine Pflichtregistrierung erfordert, ist eine freiwillige VAT-Registrierung in vielen Faellen finanziell vorteilhaft.

Wenn Ihre Kunden Unternehmen sind (B2B)

Wenn Sie hauptsaechlich an andere Unternehmen verkaufen, ziehen Ihre Kunden die VAT ohnehin ab. Für sie zaehlt der Nettopreis mehr als der Bruttopreis. Als VAT-Steuerpflichtiger stellen Sie Rechnungen mit VAT aus und können selbst Vorsteuer von Ihren Einkaufsrechnungen abziehen. Im B2B-Modell bedeutet VAT-Befreiung, dass Sie die VAT-Belastung auf Einkaeufe tragen, ohne sie abziehen zu können.

Wenn Sie hohe VAT-belastete Kosten haben

Wenn Sie Waren, Materialien, Ausruestung oder Dienstleistungen mit VAT kaufen, können Sie als VAT-Steuerpflichtiger die Vorsteuer abziehen. Für Handels-, Produktions- oder Bauunternehmen, bei denen Materialkosten einen erheblichen Anteil der Ausgaben ausmachen, kann der Vorsteuerabzug Tausende von Zloty monatlich an Einsparungen bedeuten.

Wenn Sie grosse Investitionen planen

Ausruestungskauf, Fahrzeug, Geschäftsraumrenovierung — die VAT auf diese Ausgaben kann 23% des Preises betragen. Eine Registrierung vor einer grossen Investition ermöglicht den Abzug dieser Steuer. Planen Sie den Kauf eines Fahrzeugs für 100.000 PLN netto, können Sie als VAT-Steuerpflichtiger 23.000 PLN VAT abziehen (oder 11.500 PLN bei gemischter Nutzung).

Wenn Sie ins Ausland verkaufen (Export, innergemeinschaftliche Lieferung)

Warenexport und innergemeinschaftliche Lieferung unterliegen dem VAT-Satz von 0%. Als VAT-Steuerpflichtiger erheben Sie 0% VAT auf Verkaeufe, ziehen aber die volle VAT von inlaendischen Einkaeufen ab. Dies erzeugt einen Vorsteuerüberschuss, den das Finanzamt Ihnen erstattet.

Wann lohnt sich die VAT-Registrierung NICHT?

Wenn Sie an Privatpersonen verkaufen (B2C)

Wenn Ihre Kunden Verbraucher sind, können sie keine VAT abziehen. Das Hinzufuegen von 23% VAT zum Preis bedeutet eine Preiserhöhung für den Endkunden. Wenn Sie die Preise nicht erhöhen können, senkt die VAT Ihre Marge.

Wenn Sie niedrige VAT-belastete Kosten haben

Freiberufler, Programmierer, Übersetzer und andere, deren Hauptkosten ihre eigene Arbeit ist, haben wenige Einkaufsrechnungen mit VAT zum Abziehen. In dieser Situation erzeugt der VAT-Steuerpflichtigenstatus hauptsaechlich Verwaltungspflichten ohne greifbare finanzielle Vorteile.

Wenn Sie Einfachheit schätzen

Der Status als aktiver VAT-Steuerpflichtiger bringt zusätzliche Pflichten mit sich: Fuehrung eines VAT-Registers, Einreichung von JPK_V7M (monatlich) oder JPK_V7K (vierteljährlich), Gewährleistung der Rechnungskorrektheit und Fristenüberwachung.

Wie registriert man sich?

Das Formular VAT-R

Die Registrierung erfolgt durch Einreichung des Formulars VAT-R beim zustaendigen Finanzamt. Das Formular kann eingereicht werden:

  • Persoenlich beim Finanzamt
  • Per Post
  • Elektronisch über das Steuerportal

Fristen

  • Vor dem Tag der Schwellenwertüberscbreitung (Pflichtregistrierung)
  • Vor dem Tag, ab dem Sie VAT-Steuerpflichtiger sein möchten (freiwillige Registrierung)
  • Sie können das Datum angeben, ab dem Sie aktiver VAT-Steuerpflichtiger sein möchten

Gebühr

Die VAT-Registrierung selbst ist kostenlos. Der Vorsteher des Finanzamts stellt auf Antrag eine Registrierungsbestaetigung (VAT-5) aus — dafür wird eine Stempelgebuehr von 170 PLN erhoben.

Pflichten eines aktiven VAT-Steuerpflichtigen

Nach der Registrierung müssen Sie an mehrere Kernpflichten denken:

JPK_VAT (JPK_V7M / JPK_V7K)

Seit Oktober 2020 reichen aktive VAT-Steuerpflichtige die Datei JPK_V7 ein, die die fruehere VAT-7-Erklärung mit dem VAT-Register kombiniert. Die Einreichung erfolgt elektronisch:

  • JPK_V7M — monatlich, bis zum 25. des Folgemonats (monatliche Abrechnung)
  • JPK_V7K — vierteljährlich für den Erklärungsteil und monatlich für den Registerteil (Kleinsteuerpflichtige)

Rechnungsstellung

Sie sind verpflichtet, VAT-Rechnungen mit korrekten Elementen auszustellen: NIP von Verkaeufer und Kaeufer, VAT-Satz, Netto- und Bruttobetraege, Verkaufs- und Ausstellungsdatum.

Weisse Liste der VAT-Steuerpflichtigen

Überprüfen Sie Ihre Geschäftspartner auf der Weissen Liste der VAT-Steuerpflichtigen des Finanzministeriums. Zahlungen über 15.000 PLN auf ein Konto, das nicht auf der Weissen Liste steht, können dazu fuehren, dass die Ausgabe nicht als Betriebsausgabe anerkannt wird.

Zahlungsfristen

Die VAT muss bis zum 25. Tag des auf den Abrechnungsmonat (oder das Quartal) folgenden Monats gezahlt werden. Verspaetungen fuehren zu Verzugszinsen.

Zusammenfassung

Die Entscheidung für die VAT-Registrierung sollte wohlüberleget und durch Berechnungen gestuetzt sein. Schluesselfaktoren sind: Wer sind Ihre Kunden (Unternehmen oder Verbraucher), wie hoch sind Ihre VAT-belasteten Kosten und planen Sie Investitionen. Der obligatorische Schwellenwert von 200.000 PLN ist die Grenze, deren Überschreitung die Registrierung erzwingt, aber in vielen Faellen lohnt es sich, sich frueher zu registrieren.

Nutzen Sie unseren VAT-Rechner, um abzuschätzen, wie viel Sie durch die Registrierung gewinnen oder verlieren koennten. Wenn Sie den Mechanismus dieser Steuer besser verstehen möchten, lesen Sie unseren Artikel Was ist VAT?.