VAT-Rechnung vs. Rechnung ohne VAT — Was Sie wissen müssen

Eine der häufigsten Fragen neuer Unternehmer in Polen lautet: „Soll ich eine Rechnung mit VAT oder ohne VAT ausstellen?" Die Antwort hängt davon ab, ob Sie aktiver VAT-Steuerpflichtiger sind oder eine Befreiung nutzen. Dieser Leitfaden erläutert die Unterschiede, die Pflichtelemente beider Dokumente und typische Situationen, in denen jeweils eines anzuwenden ist.

Grundlagen der Rechnungsstellung finden Sie im Artikel Was ist eine Rechnung?, und einen praktischen Leitfaden in Wie stellt man eine Rechnung aus?.

Wer stellt welche Rechnung aus?

VAT-Rechnung — aktiver VAT-Steuerpflichtiger

Eine VAT-Rechnung (mit den Sätzen 23%, 8%, 5%, 0%) wird von einem Unternehmer ausgestellt, der:

  • Sich als aktiver VAT-Steuerpflichtiger registriert hat (Formular VAT-R)
  • Die subjektive Befreiungsgrenze überschritten oder freiwillig auf die Befreiung verzichtet hat

Jeder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen muss mit einer VAT-Rechnung dokumentiert werden.

Rechnung ohne VAT — steuerbefreiter Steuerpflichtiger

Eine Rechnung ohne VAT (mit dem Satz „zw" — zwolniony/befreit) wird von einem Unternehmer ausgestellt, der:

  • Die subjektive Befreiung nutzt — Jahresumsatz unter 240.000 PLN (Schwellenwert gültig seit 2025)
  • Die objektive Befreiung nutzt — eine kraft Gesetzes von der VAT befreite Tätigkeit ausübt (z.B. medizinische, Bildungs- oder Finanzdienstleistungen)

Ein steuerbefreiter Steuerpflichtiger erhebt keine VAT, kann aber auch keine Vorsteuer von Einkäufen abziehen.

Pflichtelemente — Vergleich

| Element | VAT-Rechnung | Rechnung ohne VAT (zw) | |---------|------------|---------------------| | Ausstellungsdatum | Ja | Ja | | Laufende Nummer | Ja | Ja | | Angaben zum Verkäufer (Name, Adresse, NIP) | Ja | Ja | | Angaben zum Käufer (Name, Adresse, NIP) | Ja | Ja | | Bezeichnung der Ware/Dienstleistung | Ja | Ja | | Menge und Maßeinheit | Ja | Ja | | Nettoeinzelpreis | Ja | Ja (= Bruttopreis) | | VAT-Satz | Ja (23%, 8%, 5%, 0%) | „zw" | | VAT-Betrag | Ja | Keiner | | Bruttobetrag | Ja | Ja (= Nettobetrag) | | Rechtsgrundlage der Befreiung | Nein | Ja |

Der Vermerk „zw" und die Rechtsgrundlage

Auf einer Rechnung ohne VAT tragen Sie anstelle des Steuersatzes „zw" (zwolniony — befreit) ein. Sie müssen auch die Rechtsgrundlage der Befreiung angeben:

  • Subjektive Befreiung (Umsatzgrenze): Art. 113 Abs. 1 des VAT-Gesetzes
  • Objektive Befreiung (Art der Tätigkeit): Art. 43 Abs. 1 Pkt. [entsprechende Nummer] des VAT-Gesetzes — z.B. Pkt. 19 für medizinische Dienstleistungen, Pkt. 26 für Bildungsdienstleistungen

Wann lohnt sich die freiwillige VAT-Registrierung?

Auch wenn Sie die Grenze von 240.000 PLN nicht überschritten haben, kann eine freiwillige VAT-Registrierung vorteilhaft sein, wenn:

  • Sie teure Ausrüstung oder Waren kaufen — Sie können die Vorsteuer abziehen
  • Ihre Kunden Unternehmen sind (B2B) — für sie ist die VAT auf Ihrer Rechnung neutral (sie ziehen sie ab)
  • Sie ein Geschäft mit niedriger Marge und hohen Kosten führen — der Vorsteuerabzug verbessert die Liquidität
  • Sie schnelles Wachstum planen — Sie werden die Grenze ohnehin innerhalb des Jahres überschreiten

Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Wann auf VAT umsteigen?.

Gemischte Situationen

Teilweise steuerbefreite Verkäufe

Wenn Sie eine Tätigkeit ausüben, bei der ein Teil der Dienstleistungen von der VAT befreit ist (z.B. Schulungen) und ein anderer Teil besteuert wird (z.B. Beratung), müssen Sie:

  • VAT-Rechnungen mit dem jeweils zutreffenden Satz ausstellen
  • Auf einer Rechnung können Positionen mit 23% und „zw" erscheinen
  • Eine Buchhaltung führen, die die korrekte Berechnung des Vorsteueranteils ermöglicht (Verhältnismethode)

Überschreitung der Grenze während des Jahres

Wenn Ihr Umsatz 240.000 PLN überschreitet:

  • Verlieren Sie die Befreiung ab der Transaktion, mit der die Grenze überschritten wurde
  • Müssen Sie sich als aktiver VAT-Steuerpflichtiger registrieren (VAT-R)
  • Stellen Sie ab diesem Zeitpunkt VAT-Rechnungen aus
  • Früher ausgestellte „zw"-Rechnungen bleiben gültig

Reverse Charge und Dienstleistungsimport

Auch als von der VAT befreiter Steuerpflichtiger müssen Sie in bestimmten Situationen VAT abrechnen:

  • Import von Dienstleistungen aus der EU (z.B. Google Ads, Softwarelizenzen) — Einreichung von VAT-9M
  • Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren über 50.000 PLN — VAT-UE-Registrierung erforderlich

Häufigste Fehler

  1. Ausstellung von VAT-Rechnungen ohne Registrierung — die Ausstellung einer Rechnung mit 23%-Satz als befreiter Steuerpflichtiger bedeutet, dass Sie diese VAT an das Finanzamt zahlen müssen, aber keine Vorsteuer abziehen können
  2. Fehlende Rechtsgrundlage auf „zw"-Rechnungen — das Dokument ist unvollständig
  3. Unterlassen der Rechnungsstellung — auch ein steuerbefreiter Steuerpflichtiger muss auf Verlangen des Käufers eine Rechnung ausstellen (innerhalb von 3 Monaten nach der Transaktion)
  4. Nichtbeobachtung des Umsatzes — fehlende Umsatzüberwachung führt zur unerwarteten Überschreitung des Schwellenwerts
  5. Verwechslung von „zw" und „np" — „zw" bedeutet VAT-befreit, „np" (nie podlega — unterliegt nicht) bezieht sich auf Tätigkeiten, die gar nicht dem VAT-Gesetz unterliegen

Auswirkungen von KSeF auf die Rechnungsstellung

Mit der Einführung des Nationalen e-Rechnungssystems (KSeF) gilt die Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen sowohl für aktive VAT-Steuerpflichtige als auch für steuerbefreite Steuerpflichtige. Das bedeutet, dass unabhängig von Ihrem VAT-Status Ihre Rechnungen über KSeF im strukturierten XML-Format ausgestellt und übermittelt werden müssen.

Zusammenfassung

| Situation | Rechnungsart | |-----------|-------------| | Aktiver VAT-Steuerpflichtiger | VAT-Rechnung (Satz 23%, 8%, 5%, 0%) | | Subjektive Befreiung (Umsatz < 240.000 PLN) | Rechnung mit Satz „zw" + Rechtsgrundlage | | Objektive Befreiung (z.B. medizinische Dienstleistungen) | Rechnung mit Satz „zw" + Rechtsgrundlage | | Verkauf an Privatpersonen (ohne Aufforderung) | Kassenbon oder Rechnung |

Wenn Sie nicht sicher sind, welchen VAT-Status Sie wählen sollen, testen Sie verschiedene Szenarien mit unseren Steuerrechnern. Benötigen Sie Hilfe bei der VAT-Registrierung oder Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie das Steuerbüro LinTax Wroclaw — wir helfen Ihnen, die optimale Abrechnungsform zu wählen.