Was kann man als Betriebsausgaben in Polen absetzen?

Steuerlich absetzbare Betriebsausgaben (koszty uzyskania przychodu) sind einer der wichtigsten Mechanismen zur Senkung der Einkommensteuer bei der Führung eines Unternehmens in Polen. Je mehr Ausgaben Sie korrekt als Betriebskosten einordnen, desto geringer ist Ihr zu versteuerndes Einkommen -- und desto niedriger ist Ihre Steuer. Allerdings qualifiziert sich nicht jede Ausgabe, und eine fehlerhafte Geltendmachung von Betriebsausgaben ist einer der häufigsten Gründe für Probleme mit dem Finanzamt.

Die Grundregel -- Wann ist eine Ausgabe absetzbar?

Gemäß Art. 22 Abs. 1 des PIT-Gesetzes sind steuerlich absetzbare Ausgaben solche Kosten, die zum Zweck der Erzielung von Einnahmen oder der Erhaltung bzw. Sicherung der Einnahmequelle aufgewendet wurden, mit Ausnahme der in Art. 23 aufgeführten Kosten (Ausschlusskatalog).

In der Praxis muss eine Ausgabe drei Bedingungen erfüllen:

  1. Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit -- die Ausgabe muss mit der ausgeübten Geschäftstätigkeit zusammenhängen
  2. Einnahmezweck -- sie muss zum Zweck der Einnahmenerzielung oder der Sicherung der Einnahmequelle getätigt worden sein
  3. Ordnungsgemäße Dokumentation -- Sie müssen einen Nachweis über die Ausgabe besitzen (Rechnung, Quittung, Vertrag)

Wichtig: Wenn Sie nach der Pauschalbesteuerung besteuert werden, können Sie keine Betriebsausgaben absetzen -- Sie zahlen Steuern auf Ihren gesamten Umsatz. Die Absetzung von Betriebsausgaben ist nur bei der progressiven Steuerskala und der Linearsteuer relevant.

Autokosten

Dies ist eine der am häufigsten geltend gemachten und gleichzeitig komplexesten Ausgabenkategorien.

Firmenwagen (als Anlagevermögen registriert)

Wenn das Fahrzeug im Anlagenverzeichnis Ihres Unternehmens eingetragen ist, können Sie absetzen:

  • Abschreibung -- für Personenkraftwagen beträgt die Abschreibungsgrenze 150.000 PLN (225.000 PLN für Elektrofahrzeuge)
  • Kraftstoff und Wartung -- 75 % der Ausgaben, wenn das Fahrzeug auch privat genutzt wird, oder 100 % bei ausschließlich geschäftlicher Nutzung (erfordert ein Fahrtenbuch und Meldung beim Finanzamt)
  • Versicherung -- anteilig bis zur Wertgrenze von 150.000 PLN
  • Reparaturen und Service -- ebenfalls 75 % oder 100 %

Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke

Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, können Sie 20 % der Betriebskosten absetzen (Kraftstoff, Reparaturen, Versicherung, Parkgebühren).

VAT beim Fahrzeug

Der VAT-Abzug bei Ausgaben für Personenkraftwagen beträgt 50 % (gemischte Nutzung) oder 100 % (ausschließlich geschäftliche Nutzung, mit Fahrtenbuch und VAT-26-Meldung).

Telefon und Internet

Geschäftstelefon

Wenn Sie einen geschäftlichen Telefonvertrag haben, sind die gesamten Kosten absetzbare Betriebsausgaben. Wenn Sie ein privates Telefon für geschäftliche Zwecke nutzen, können Sie einen anteiligen Betrag entsprechend der geschäftlichen Nutzung absetzen.

In der Praxis ist es am einfachsten, eine separate Geschäftsnummer oder einen auf die Firma laufenden Vertrag zu haben. So vermeiden Sie Diskussionen mit dem Finanzamt über die Aufteilung.

Internet

Internetkosten -- sowohl Festnetz als auch Mobilfunk -- können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Wenn das Internet auch privat genutzt wird (was bei der Arbeit von zu Hause die Norm ist), wird empfohlen, 50-75 % der Kosten abzusetzen und die gewählte Aufteilung konsequent beizubehalten.

Homeoffice

Immer mehr Unternehmer arbeiten von zu Hause aus. Wenn Sie einen Teil Ihrer Wohnung für geschäftliche Zwecke bestimmen, können Sie einen proportionalen Anteil absetzen von:

  • Miete oder Kreditraten (nur der Zinsanteil der Kreditraten)
  • Nebenkosten -- Strom, Gas, Wasser, Heizung
  • Internet -- wie oben beschrieben
  • Renovierung -- wenn sie den geschäftlich genutzten Bereich betrifft

Der Anteil wird auf Basis des Verhältnisses von Bürofläche zur Gesamtwohnfläche berechnet. Wenn Ihr Büro 15 m² von insgesamt 60 m² Wohnung einnimmt, können Sie 25 % der wohnungsbezogenen Kosten absetzen.

Wichtig: Die Geschäftsadresse sollte in der CEIDG (Unternehmensregister) eingetragen sein. Wenn Sie Ihre Wohnung mieten, prüfen Sie, ob der Mietvertrag die Ausübung einer Geschäftstätigkeit erlaubt.

Ausstattung und Einrichtung

Anlagevermögen (über 10.000 PLN netto)

Ausstattung mit einem Nettowert von über 10.000 PLN muss abgeschrieben werden -- das heißt schrittweise über einen Zeitraum entsprechend der KŚT-Gruppe (Klassifikation der Anlagegüter) als Kosten verbucht werden. Zum Beispiel:

  • Computer -- 30 % jährliche Abschreibung (ca. 3,3 Jahre)
  • Büromöbel -- 20 % jährlich (5 Jahre)
  • Personenkraftwagen -- 20 % jährlich (5 Jahre)

Für Kleinunternehmer und Existenzgründer ist eine Sofortabschreibung von bis zu 50.000 EUR pro Jahr möglich.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 10.000 PLN netto)

Ausstattung mit einem Nettowert von bis zu 10.000 PLN kann direkt im Monat der Inbetriebnahme als Betriebsausgabe verbucht werden. Dazu gehören unter anderem:

  • Laptop, Monitor, Drucker
  • Bürostuhl, Schreibtisch
  • Telefon, Tablet
  • Softwarelizenzen

Dienstleistungen und Abonnements

Folgende Posten können Sie als Betriebsausgaben geltend machen:

  • Buchhaltungsdienstleistungen -- Kosten für ein Buchhaltungsbüro oder eine Buchhaltungssoftware
  • Hosting und Domains -- Unternehmenswebseite
  • Software -- Lizenzen für in der Firma genutzte Programme (MS Office, Adobe, branchenspezifische Tools)
  • Cloud-Dienste -- Server, Datenspeicherung
  • Marketing und Werbung -- Google Ads, Facebook Ads, Druckmaterialien, Visitenkarten
  • Schulungen und Kurse -- im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit
  • Rechts- und Beratungsdienstleistungen

Geschäftsreisen

Inland

  • Tagegeld (aktuell 45 PLN pro Reisetag)
  • Übernachtung (bis zur Obergrenze oder auf Grundlage einer Quittung)
  • Fahrkarten (Zug, Bus, Flugzeug)
  • Kraftstoff (bei Reisen mit dem Firmenwagen)

Ausland

  • Tagegeld in der für das jeweilige Land festgelegten Höhe
  • Reise- und Übernachtungskosten
  • Reiseversicherung
  • Visagebühren

Was Sie NICHT absetzen können

Art. 23 des PIT-Gesetzes enthält einen umfangreichen Ausschlusskatalog. Die wichtigsten Punkte:

  • Persönliche Ausgaben -- Alltagskleidung, Kosmetik, Lebensmittel (es sei denn für Kunden oder Mitarbeiter)
  • Bußgelder und Strafen -- Strafzettel, Verwaltungsstrafen
  • Verzugszinsen -- auf Steuerrückstände und ZUS-Beiträge
  • Spenden -- sind keine absetzbare Betriebsausgabe (können aber in der Jahreserklärung vom Einkommen abgezogen werden)
  • Repräsentationskosten -- teure Abendessen mit Geschäftspartnern sind ein umstrittenes Thema; die Finanzbehörden stellen solche Ausgaben häufig in Frage
  • Einkommensteuer -- die PIT-Steuer selbst ist keine Betriebsausgabe

Häufige Fehler bei der Geltendmachung von Betriebsausgaben

1. Fehlende Rechnung oder unzureichende Dokumentation

Rechnungen müssen auf das Unternehmen ausgestellt sein (mit NIP-Steuernummer) -- nicht auf Sie persönlich. Ein Kassenbon ohne NIP ist kein Nachweis für eine Betriebsausgabe (seit 2020 können Kassenbons mit NIP bis 450 PLN brutto als vereinfachte Rechnungen behandelt werden).

2. Geltendmachung persönlicher Ausgaben

Ein Anzug, auch wenn Sie ihn nur bei Geschäftstreffen tragen, ist keine Betriebsausgabe (Ausnahmen: Arbeitskleidung, Schutzkleidung, Kleidung mit Firmenlogo). Gleiches gilt für Schuhe, Friseurbesuche und Fitnessstudio-Mitgliedschaften.

3. Kein Zusammenhang mit Einnahmen

Jede Ausgabe muss einen begründeten Zusammenhang mit Ihrer Geschäftstätigkeit haben. Ein Kochkurs wäre keine gültige Ausgabe für einen Programmierer, ein Programmierkurs hingegen selbstverständlich.

4. Unregelmäßige Dokumentation

Sammeln Sie Rechnungen regelmäßig und tragen Sie diese fristgerecht in Ihr KPiR (Steuerliches Einnahmen- und Ausgabenbuch) ein. Das Rekonstruieren von Ausgaben am Jahresende ist ein sicherer Weg zu Problemen.

Zusammenfassung

Die korrekte Verbuchung von Betriebsausgaben erfordert Konsequenz und Kenntnis der Vorschriften. Wichtige Grundsätze:

  • Jede Ausgabe muss mit Ihrer Geschäftstätigkeit zusammenhängen und dokumentiert sein
  • Ausgaben für ein Privatfahrzeug sind zu 20 % absetzbar; für ein Firmenfahrzeug zu 75 % oder 100 %
  • Homeoffice-Kosten werden proportional zur genutzten Fläche abgesetzt
  • Ausstattung unter 10.000 PLN netto kann sofort als Betriebsausgabe verbucht werden
  • Bewahren Sie Dokumente mindestens 5 Jahre auf

Um zu sehen, wie sich Betriebsausgaben auf Ihre tatsächliche Steuerbelastung bei verschiedenen Besteuerungsformen auswirken, nutzen Sie die Rechner auf kalkulatory.lintax.pl. Und wenn Sie gerade erst Ihr Unternehmen gründen, lesen Sie unseren Leitfaden Wie gründet man ein Unternehmen in Polen?.