Immobilienvermietung und Buchhaltung — was Sie wissen müssen

Die Vermietung von Wohnungen und Gewerberäumen ist eine der beliebtesten Quellen für Zusatzeinkommen in Polen. Unabhängig davon, ob Sie eine einzelne Wohnung privat vermieten oder ein Unternehmen mit mehreren Immobilien betreiben, müssen Sie die Mieteinnahmen korrekt abrechnen. In diesem Leitfaden erläutern wir die Unterschiede zwischen privater und gewerblicher Vermietung, die verfügbaren Besteuerungsformen, abzugsfähige Kosten sowie praktische Ratschläge für Vermieter.

Private oder gewerbliche Vermietung

Die erste Entscheidung betrifft die Form der Vermietung. Davon hängen Ihre Steuerpflichten, Abzugsmöglichkeiten und die Art der Abrechnung ab.

Private Vermietung

Die private Vermietung ist die einfachste Form — sie erfordert keine Gewerbeanmeldung. Es genügt, die Einnahmen in der jährlichen Steuererklärung anzugeben. Seit 2023 ist die einzige verfügbare Besteuerungsform für die private Vermietung der Ryczałt (Pauschalsteuer auf Einnahmen). Das bedeutet, dass Sie keine Betriebsausgaben abziehen können, dafür aber von niedrigen Steuersätzen profitieren.

Vermietung im Rahmen einer Gewerbetätigkeit

Wenn Sie mehrere Immobilien vermieten, aktiv Kurzzeitvermietung betreiben (z. B. über Plattformen wie Airbnb) oder Kosten abziehen möchten, sollten Sie die Anmeldung eines Gewerbes in Erwägung ziehen. Im Gewerbe haben Sie Zugang zur progressiven Steuerskala oder zur Pauschalsteuer von 19 %, was den Abzug von Betriebsausgaben einschließlich der Abschreibung von vor 2022 erworbenen Immobilien ermöglicht.

Ryczałt bei privater Vermietung — Sätze von 8,5 % und 12,5 %

Der Ryczałt ist derzeit die einzige Besteuerungsform für private Mieteinnahmen. Es gelten zwei Sätze:

  • 8,5 % — auf Mieteinnahmen bis 100.000 PLN pro Jahr
  • 12,5 % — auf den Teil der Mieteinnahmen über 100.000 PLN pro Jahr

Die Grenze von 100.000 PLN gilt für die gesamten privaten Mieteinnahmen beider Ehegatten. Wenn Sie gemeinsam mit Ihrem Ehegatten vermieten, können Sie eine Erklärung abgeben, dass die gesamten Einnahmen von einem von Ihnen versteuert werden — die Grenze bleibt jedoch bei 100.000 PLN.

Den Ryczałt geben Sie im Formular PIT-28 an, das bis zum 30. April des Folgejahres einzureichen ist. Vorauszahlungen auf den Ryczałt leisten Sie monatlich (bis zum 20. des Folgemonats) oder vierteljährlich.

Mehr über die Unterschiede zwischen Ryczałt und progressiver Steuerskala finden Sie im Artikel zur Wahl der Besteuerungsform.

Abzugsfähige Kosten bei gewerblicher Vermietung

Beim privaten Ryczałt ziehen Sie keine Kosten ab. Bei der Vermietung im Rahmen eines Gewerbes steht Ihnen jedoch ein breiter Katalog von Betriebsausgaben zur Verfügung:

Immobilienunterhaltung

  • Renovierungen und Reparaturen (Malerarbeiten, Installationsaustausch, Gerätereparaturen)
  • Immobilienversicherung (Feuer, Wasserschaden, Haftpflicht)
  • Verwaltungsgebühren (bei Beauftragung einer Hausverwaltung)
  • Verwaltungsumlage und Instandhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft

Finanzierungskosten

  • Hypothekenzinsen (Achtung: nur Zinsen, nicht die Tilgung)
  • Bankprovisionen und Gebühren im Zusammenhang mit dem Immobilienkredit
  • Kosten der Immobilienbewertung und Notargebühren beim Kauf

Betriebskosten

  • Anzeigen und Werbung für die Vermietung
  • Maklerprovision
  • Kosten der Buchhaltung und Steuerberatung
  • Fahrten zur Immobilie zwecks Besichtigung und Reparaturen

Abschreibung von Mietimmobilien

Die Abschreibung ermöglicht es, die Anschaffungskosten einer Immobilie über die Zeit zu verteilen und von den Einnahmen abzuziehen. Seit dem 1. Januar 2022 gelten jedoch wesentliche Einschränkungen:

  • Wohnimmobilien (Wohngebäude und -lokale), die nach dem 31. Dezember 2021 erworben oder errichtet wurden, unterliegen nicht der steuerlichen Abschreibung
  • Vor diesem Datum erworbene Wohnimmobilien konnten bis Ende 2022 abgeschrieben werden — ab 2023 können Abschreibungen nicht mehr als Kosten geltend gemacht werden
  • Nichtwohnimmobilien (Geschäftsräume, Büros) unterliegen weiterhin der Abschreibung

Für Nichtwohnimmobilien beträgt der Standard-Abschreibungssatz 2,5 % pro Jahr (Abschreibungszeitraum 40 Jahre). Beim Kauf eines gebrauchten Geschäftslokals ist ein individueller Abschreibungssatz von bis zu 10 % pro Jahr möglich (Mindestzeitraum 10 Jahre).

PIT-28 oder PIT-36 — welche Steuererklärung?

Die Art der Jahreserklärung hängt von der gewählten Besteuerungsform ab:

  • PIT-28 — bei Abrechnung der privaten Vermietung auf Ryczałt-Basis (Frist: 30. April)
  • PIT-36 — bei Abrechnung der Vermietung im Gewerbe nach der progressiven Steuerskala
  • PIT-36L — bei Wahl der Pauschalsteuer von 19 % im Gewerbe

Auf dem PIT-28 geben Sie die Einnahmen ohne Kostenabzug an. Auf dem PIT-36 und PIT-36L geben Sie das Einkommen (Einnahmen minus Kosten) an, was bei hohen Renovierungskosten oder Hypothekenzinsen eine deutlich niedrigere Steuer bedeuten kann.

Wann lohnt sich die Gewerbeanmeldung?

Die gewerbliche Vermietung lohnt sich besonders, wenn Sie:

  • Mehr als 2–3 Immobilien vermieten
  • Hohe Renovierungs- oder Modernisierungskosten tragen
  • Einen Hypothekenkredit tilgen und die Zinsen absetzen möchten
  • Kurzzeitvermietung betreiben (Airbnb, Booking)
  • Den Aufbau eines Immobilienportfolios planen

Beachten Sie, dass Sie im Gewerbe ZUS-Beiträge zahlen müssen, was die Fixkosten erhöht. Bei geringen Mieteinnahmen kann der private Ryczałt günstiger sein. Prüfen Sie die realen Beträge in unserem Ryczałt-Rechner.

Erfahren Sie mehr über die Startentlastung und präferenzielle ZUS-Beiträge.

Praktische Tipps für Vermieter

Dokumentation

Führen Sie eine sorgfältige Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben. Auch beim Ryczałt, bei dem Sie keine Kosten abziehen, lohnt es sich, Mietverträge, Zahlungsbelege und Reparaturrechnungen zu archivieren — für den Fall einer Steuerprüfung.

Mietvertrag

Ein gut aufgesetzter Mietvertrag ist die Grundlage. Er sollte enthalten: Daten der Parteien, Beschreibung des Mietobjekts, Miethöhe, Zahlungsfrist, Mietdauer, Regelungen zur Nebenkostenabrechnung und Kündigungsbedingungen. Erwägen Sie einen Gelegenheitsmietvertrag (najem okazjonalny) — er bietet dem Vermieter besseren Schutz bei Räumungsproblemen.

Kaution

Die vom Mieter erhobene Kaution ist im Zeitpunkt des Erhalts kein Einkommen — sie wird erst dann steuerpflichtig, wenn Sie sie einbehalten (z. B. für Schadensreparaturen). Eine an den Mieter zurückgegebene Kaution unterliegt nicht der Besteuerung.

Nebenkostenabrechnung

Wenn der Mieter die Nebenkosten direkt an die Versorger zahlt, stellen diese Beträge keine Einnahmen für Sie dar. Wenn Sie die Nebenkosten jedoch in die Miete einrechnen oder Nebenkostenpauschalen erheben und selbst zahlen, zählt der gesamte Betrag beim Ryczałt als Ihre Einnahme.

Zusammenfassung

Die Immobilienvermietung in Polen erfordert bewusste Steuerentscheidungen. Bei der privaten Vermietung ist die einzige Option der Ryczałt mit 8,5 % (bis 100.000 PLN) und 12,5 % (darüber), während die gewerbliche Vermietung den Kostenabzug ermöglicht — auf Kosten höherer formaler Pflichten und ZUS-Beiträge. Entscheidend ist die Analyse der individuellen Situation — Anzahl der Immobilien, Kostenniveau und Entwicklungspläne. Die Spezialisten von LinTax in Wrocław helfen Ihnen bei der Wahl der optimalen Abrechnungsform für Ihre Vermietung und sorgen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Situation zu besprechen.