Buchhaltung für Ärzte und Zahnärzte — ein vollständiger Leitfaden

Ärzte und Zahnärzte, die eine Privatpraxis führen, müssen medizinische Kompetenz mit Wissen über Steuer- und Buchführungsvorschriften verbinden. Die Besonderheiten des Gesundheitssektors — von der MwSt.-Befreiung bis zu besonderen Registrierungspflichten — machen die Buchhaltung in diesem Bereich deutlich anders als in anderen Branchen. In diesem Leitfaden behandeln wir alle wesentlichen Themen.

Formen der ärztlichen Privatpraxis

Ein Arzt kann in Polen seine Tätigkeit auf verschiedene Weisen ausüben:

Einzelpraxis (Indywidualna praktyka lekarska)

Die einfachste Form — ein Einzelunternehmen, eingetragen in CEIDG und im Register der Einrichtungen, die medizinische Tätigkeit ausüben (RPWDL). Voraussetzungen: Approbation, Eintragung in die Bezirksärztekammer, Berufshaftpflichtversicherung und Erfüllung der sanitären und räumlichen Anforderungen (bei eigener Praxis).

Einzelpraxis ausschließlich am Patientenstandort

Erfordert keine eigene Praxis. Der Arzt erbringt Leistungen am Aufenthaltsort des Patienten oder in Gesundheitseinrichtungen auf Vertragsbasis.

Einzelpraxis ausschließlich in einer Gesundheitseinrichtung

Die beliebteste Form für Ärzte mit B2B-Verträgen in Krankenhäusern und Kliniken. Erfordert keine eigene Praxis — die Leistungen werden in der Einrichtung erbracht, mit der Sie einen Vertrag haben.

Gemeinschaftspraxis (Grupowa praktyka lekarska)

Mehrere Ärzte können eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, offene Handelsgesellschaft oder Partnerschaftsgesellschaft (spółka partnerska) gründen, um gemeinsam eine Praxis zu betreiben. Die Partnerschaftsgesellschaft ist besonders beliebt, da sie die Haftung für Behandlungsfehler anderer Partner begrenzt.

Wahl der Besteuerungsform

Pauschalsteuer 19 % (Podatek liniowy)

Die am häufigsten von Ärzten gewählte Form. Ein fester Satz unabhängig von der Einkommenshöhe. Bei typischen Einkünften von Fachärzten (15.000–40.000 PLN monatlich auf Vertragsbasis) ist die Pauschalsteuer in der Regel günstiger als die progressive Steuerskala.

Sie führen ein KPiR (Einnahmen-Ausgaben-Buch) oder bei größerem Umfang eine vollständige Finanzbuchhaltung.

Pauschalbesteuerung auf Einnahmen (Ryczałt)

Ärzte können den Ryczałt mit einem Satz von 14 % für Gesundheitsleistungen (PKWiU Abschnitt 86) nutzen. Der Ryczałt ist vorteilhaft, wenn die Praxiskosten gering sind — z. B. bei einer Tätigkeit ausschließlich in einer Gesundheitseinrichtung, wo keine Kosten für die Praxisunterhaltung anfallen.

Beim Ryczałt können Sie keine Betriebsausgaben abziehen, aber der Krankenversicherungsbeitrag ist pauschaliert und oft niedriger als bei der Pauschalsteuer.

Vergleichen Sie verschiedene Besteuerungsformen in unseren Rechnern.

Progressive Steuerskala (12 % und 32 %)

Wird von Ärzten seltener gewählt wegen der Steuerprogression. Sie kann zu Beginn der Karriere, bei niedrigeren Einkünften oder wenn der Ehegatte nicht arbeitet, vorteilhaft sein.

MwSt. bei medizinischen Leistungen

Sachliche MwSt.-Befreiung

Medizinische Versorgungsleistungen, die der Vorbeugung, Erhaltung, Rettung, Wiederherstellung und Verbesserung der Gesundheit dienen, sind gemäß Art. 43 Abs. 1 Nr. 18–19 des MwSt.-Gesetzes von der MwSt. befreit. Dies gilt sowohl für Leistungen von Ärzten als auch von Zahnärzten.

Die Befreiung umfasst:

  • Ärztliche und fachärztliche Konsultationen
  • Therapeutische und diagnostische Eingriffe
  • Zahnärztliche Leistungen mit therapeutischem Charakter
  • Medizinische Versorgung im Rahmen von Krankenhausverträgen

Nicht befreite Leistungen

Nicht alle von Ärzten erbrachten Leistungen sind MwSt.-befreit. Dem Satz von 23 % unterliegen:

  • Leistungen der ästhetischen Medizin (ohne Behandlungsbezug)
  • Ausstellung von ärztlichen Attesten auf Wunsch (z. B. für Führerschein, Waffenbesitz)
  • Sachverständigengutachten
  • Schulungen und Vorträge

Wenn Sie sowohl befreite als auch steuerpflichtige Leistungen erbringen, müssen Sie eine getrennte Buchführung führen. Überschreiten die steuerpflichtigen Leistungen 200.000 PLN jährlich, registrieren Sie sich als aktiver MwSt.-Steuerpflichtiger.

Zahnarzt und MwSt.

Zahnärzte müssen bei der Einordnung ihrer Leistungen besonders sorgfältig sein. Kariesbehandlung, Wurzelbehandlungen und Extraktionen sind MwSt.-befreit. Zahnaufhellung, rein ästhetische Porzellanveneers und Lächelkorrekturen ohne Behandlungsbezug können jedoch steuerpflichtig sein. Die Dokumentation des medizinischen Zwecks jeder Behandlung ist entscheidend.

Betriebsausgaben

Arztpraxis

Wenn Sie eine eigene Praxis betreiben, gehören zu den Betriebsausgaben:

  • Mietkosten und Nebenkosten (Strom, Wasser, Heizung)
  • Praxisausstattung (Behandlungsstuhl, Dentaleinheit, Diagnostikgeräte)
  • Desinfektionsmittel, Handschuhe, Einwegmaterialien
  • Medizinische Geräte (Abschreibung bei Wert über 10.000 PLN)
  • Gebäudeversicherung und Berufshaftpflichtversicherung

Berufsbedingte Kosten

  • Beiträge zur Ärztekammer (Pflicht)
  • Berufshaftpflichtversicherung (Pflicht für Praxen)
  • Facharztausbildung und Fortbildungen
  • Medizinische Konferenzen und wissenschaftliche Kongresse
  • Medizinische Fachzeitschriften und Zugang zu Wissensdatenbanken
  • Medizinische Kleidung (Kittel, Schuhe)

Fahrzeug in der ärztlichen Tätigkeit

Ein Arzt, der zu Patienten fährt oder zwischen Einrichtungen pendelt, kann Fahrzeugkosten absetzen:

  • Firmenfahrzeug — Abschreibung, Kraftstoff, Reparaturen, Versicherung
  • Privatfahrzeug in der Tätigkeit — 75 % der Betriebskosten (ohne Fahrtenbuch) oder 100 % (mit Fahrtenbuch)

Medizinische Geräte — Abschreibung

Teure medizinische Geräte (Tomograph, Dentaleinheit, Laser) werden über die Zeit abgeschrieben:

  • Computer und elektronische Geräte — 30 % Abschreibungssatz pro Jahr
  • Medizinische Geräte — 20 % pro Jahr
  • Möbel und Praxisausstattung — 20 % pro Jahr
  • Fahrzeuge — 20 % pro Jahr

Geräte mit einem Wert bis 10.000 PLN können sofort als Kosten erfasst werden.

ZUS-Beiträge des Arztes auf Vertragsbasis

B2B-Verträge und ZUS

Ein Arzt auf Vertragsbasis führt ein Gewerbe und zahlt volle ZUS-Beiträge. Die Stufen sind dieselben wie für andere Unternehmer: Ulga na start (Startentlastung, 6 Monate), präferenzieller ZUS (24 Monate), dann voller ZUS.

Arzt gleichzeitig angestellt und auf Vertragsbasis

Viele Ärzte kombinieren eine Festanstellung im Krankenhaus mit einem B2B-Vertrag in einer anderen Einrichtung. Wenn Sie aus der Anstellung mindestens das Mindestgehalt beziehen, zahlen Sie aus dem Gewerbe nur den Krankenversicherungsbeitrag. Das bedeutet eine erhebliche Ersparnis.

Krankenversicherungsbeitrag

Die Höhe des Krankenversicherungsbeitrags hängt von der Besteuerungsform ab:

  • Pauschalsteuer: 4,9 % des Einkommens
  • Ryczałt: pauschalierter Betrag abhängig von den Einnahmen
  • Progressive Skala: 9 % des Einkommens

Registrierkasse in der Praxis

Kassenpflicht

Ärzte und Zahnärzte, die Leistungen an Privatpatienten (Privatpersonen) erbringen, sind verpflichtet, den Verkauf auf einer Registrierkasse zu erfassen. Medizinische Leistungen sind in der Verordnung als von der Kassenbefreiung ausgenommen aufgeführt — unabhängig von der Umsatzhöhe.

Diese Pflicht gilt nur für den Verkauf an Privatpersonen. B2B-Verträge mit Krankenhäusern und Kliniken werden mit Rechnungen dokumentiert, eine Registrierkasse ist nicht erforderlich.

Online-Registrierkasse

Seit 2021 müssen Ärzte und Zahnärzte Online-Registrierkassen verwenden, die Daten an das Zentrale Kassenregister (CRK) übermitteln.

Medizinische Dokumentation und Buchhaltung

Medizinische und buchhalterische Dokumentation sind zwei getrennte Pflichten, die jedoch konsistent sein müssen. Jeder Besuch eines Privatpatienten sollte sowohl in der medizinischen Dokumentation als auch in der Einnahmenerfassung (Rechnung oder Kassenbeleg) seinen Niederschlag finden.

Die medizinische Dokumentation ist 20 Jahre ab dem letzten Eintrag aufzubewahren. Die buchhalterische Dokumentation — 5 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Steuerzahlungsfrist abgelaufen ist.

Branchenregulierungen mit Auswirkungen auf die Buchhaltung

Eintragung in RPWDL

Jede ärztliche Praxis muss im Register der Einrichtungen, die medizinische Tätigkeit ausüben (RPWDL), eingetragen sein. Die Eintragungsgebühr und Aktualisierungen sind Betriebsausgaben.

Berufshaftpflichtversicherung

Die obligatorische Berufshaftpflichtversicherung ist steuerlich absetzbar. Die Mindestversicherungssumme beträgt 75.000 EUR pro Schadenfall und 350.000 EUR für alle Schadensfälle im Versicherungszeitraum.

DSGVO in der Praxis

Kosten für die Einführung und Aufrechterhaltung des Datenschutzsystems (Software, Schulungen, Datenschutzbeauftragter) sind Betriebsausgaben.

Zusammenfassung

Die Buchhaltung eines Arztes oder Zahnarztes hat ihre Besonderheiten — MwSt.-Befreiung für Heilbehandlungen, obligatorische Online-Registrierkasse, besondere Registrierungspflichten. Die Wahl der Besteuerungsform (Pauschalsteuer oder Ryczałt 14 %) sollte die individuelle Situation berücksichtigen — den Umfang der Kosten, die Praxisform und zusätzliche Einkommensquellen. Es empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerbüro, das die Besonderheiten der Gesundheitsbranche kennt und bei der korrekten MwSt.-Einordnung von Leistungen sowie der Optimierung der Steuerbelastung helfen kann.